Digitaalisella ratkaisulla eroon paperilomakkeista
”Missähän ne lomakkeet nyt olikaan?” mietit, kun olet saapunut aamulla ensimmäisenä töihin täyttämään päivän tarkastuslistoja. Etsit ja etsit, mutta kotvan kuluttua huomaat edellispäivän iltavuoron Villen jättämän lapun: ”Lomakkeet on loppu. Tuli kiire bussiin. En kerennyt tulostamaan enempää. Sori. t: Ville”.
Täytetyt lomakkeet kahdelta edelliseltä viikolta lojuvat vieläkin sekaisin toimiston pöydillä peittäen tietokoneiden näppäimistöt ja kaiken muunkin hyödyllisen työtilan. Näyttää siltä, että kaikilla on jälleen kerran ollut ”arkistointia” tärkeämpää tekemistä. Toimiston sekasorrossa ei edes omat ajatukset pysy järjestyksessä.
Viimein ennätät tulostamaan nipullisen uusia lomakkeita ja samalla vilkuilet sivusilmällä toimiston siivottomia pöytiä. Ympäriinsä levinneet paperit odottavat malttamattomina ottajaansa. Ehkä jo tällä viikolla joku raukkaparka joutuu järjestelemään ne mappeihin, jotka ovat venyneet äärirajoilleen jo pitkän aikaa.
Viisi syytä paperidokumenttien epäkäytännöllisyydelle
Jos edellinen kappale kuulostaa edes etäisesti tutulta, et ole yksin. Monella työpaikalla dokumentointi tarkoittaa edelleen suttuisten paperien ja pursuavien mappien käyttöä. Se on niin arkipäiväistä, ettei muuta vaihtoehtoa edes välttämättä osata ajatella kaikessa työn tohinassa.
Kysyimme mm. palvelualan, sähkö- ja energia-alan pienyrityksiltä sekä ympäristöalan toimijoilta mielipiteitä heidän nykyisistä dokumentointi- ja raportointitavoista. He kaikki käyttivät vielä toistaiseksi paperia.
Kuulimme muun muassa seuraavanlaisia mielipiteitä:
- Paperiset dokumentit katoavat helposti
- Papereihin tehdään usein korjauksia ja muutoksia, jolloin niistä tulee sotkuisia ja vaikeaselkoisia
- Ajan saatossa paperit likaantuvat ja menevät pilalle
- Paperien säilytys ja arkistointi on monesti epäkäytännöllistä, huonoa ja vanhanaikaista
- Paperiset dokumentit eivät ole aina ajan tasalla
Ja auta armias, jos papereihin täytyy vielä liittää valokuviakin…
Lisäksi jotkin lomakkeet voivat olla jo valmiiksi vaikeaselkoisia täytettäviä. Silloin toivot, että joku ihminen tai ohjelma opastaisi sinua niiden täyttämisessä.
90% vastanneista piti mobiilidokumentointia hyvänä vaihtoehtona
Kartoituksemme mukaan niin kaupat, kahvilat, huoltoasemat ja pikaruokalat ovat kaikki paikkoja, joissa käytetään monia eri tarkastuslistoja. Lähes kaikissa paperi on edelleen valtaapitävä menetelmä.
Sähkö- ja energia-ala taas kulkee melkein käsi kädessä meille jo tutun rakennusalan kanssa. Tällöin työvaiheiden dokumentointi on itsestäänselvyys myös toimijan oikeusturvan kannalta.
90% kartoitukseemme vastanneista koki mobiilidokumentoinnin nopeampana ja helpompana vaihtoehtona epäkäytännölliselle paperitulvalle. Infomaatti Mobiilidokumentoinnin tapainen työkalu, jolla voi tehdä dokumentointia paperia nopeammin olisi vastausten perusteella samalla kovin kaivattu ”vapaudu paperitulvasta” -kortti.
Iloksemme huomasimme myös, että Infomaatti toimisi näillä aloilla lähes sellaisenaan tai mahdollisesti pienin muutoksin.
Ehkä toimistossakin saisi viimein omat ajatukset järjestykseen, kun paperin aiheuttama sekasorto poistuisi.
Haluatko sinäkin vähentää paperin käyttöä työpaikallasi? Soita minulle ja ratkaistaan asia!
t. Henri Hakasalo, 040 821 4273