Hydrauliikka-alan yritys ratkaisi dokumentointiongelmansa räätälöidyllä ratkaisulla
Vuosi sitten hydrauliikka- ja pneumatiikka-alan asiantuntijayritys Tehohydro Oy (www.tehohydro.fi) etsi parempaa keinoa tehtyjen töiden raportointiin. Myynti, projekti- ja asennuspalvelut, suunnittelu sekä korjaamo- ja huoltotyöt vaativat vaihtelevasti eri työvaiheiden yksityiskohtaista taltiointia. Sen vuoksi Tehohydrolla tiedettiin varsin tarkkaan, mitä ratkaisulta oltiin hakemassa.
”Etsimme mobiilidokumentointiin soveltuvaa järjestelmää, joka täyttäisi meidän sille asettamat tiukat ehdot. Meille oli tärkeää, että ratkaisu on yhtenäinen, helppo ja nopea käyttää, ja että tarvittavat raportit voisi luoda suoraan asiakaskäynnillä.”
–Henri Peutere, hydrauliikka-asiantuntija, Tehohydro Oy–
Tehohydrolla oltiin siirrytty vanhanaikaisesta paperinpyörittelystä mobiilidokumentointiin jo aiemmin. Ajan saatossa eri järjestelmistä oli karttunut kokemusta jo jonkin verran, mutta käytön aikana eteen oli tullut uusia haasteita. Suurimpana harmina Peutere mainitsee sen, etteivät kaikki sovellukset olleet tarpeeksi joustavia Tehohydron erityisiin tarpeisiin.
”Päätimme etsiä uusia ratkaisuja, ja kattavien ominaisuuksiensa puolesta Infomaatti nousi kärkiehdokkaaksi. Hyvinä puolina pidimme erityisesti järjestelmän muokattavuutta ja helppokäyttöisyyttä. Huomiomme kiinnitti myös työmaille erinomaisesti soveltuva mobiiliversio sekä järjestelmän kohtuulliset kustannukset.”
–Henri Peutere, hydrauliikka-asiantuntija, Tehohydro Oy–
Räätälöity raporttiratkaisu toi työpäiviin reippaasti ajansäästöä
Infomaatti on alun perin rakennettu kiinteistö- ja rakennusalan toistuvien dokumentointitöiden helpottamiseen. Kuitenkin, samankaltaisia toistuvia raportointeja tehdään myös teollisuuden alalla. Siispä tiedettiin, että samasta helposti muokattavissa olevasta järjestelmästä olisi apua myös teollisuusalan yrityksille – kuten vaikkapa Tehohydrolle.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Tehohydron tapauksessa valmista raporttipalettia ei ollut valmiina, joten sellainen rakennettiin. Ja olipa heillä muutenkin tiedossa se, että uudet raporttimallit tulisi räätälöidä juuri heidän tarpeisiinsa sopiviksi riippumatta siitä, miten tai millä järjestelmällä ne tehtäisiin.
”Meille sellaisenaan sopivia raporttipohjia ei ollut ennestään, joten ne tehtiin itse. Meihin oltiin käyttöönoton aikana aktiivisesti yhteydessä Infomaatin puolelta. Saimme erinomaista asiakaspalvelua, ja tarvittaessa kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin vastattiin nopealla aikataululla – liittyivätpä ne sitten omien dokumenttipohjien luomiseen tai järjestelmän käyttämiseen yleisesti.”
–Henri Peutere, hydrauliikka-asiantuntija, Tehohydro Oy–
Panostus räätälöityjen raporttipohjien rakentamiseen on sittemmin tuonut paljon hyvää jokapäiväiseen työhön. Tällä hetkellä siitä on eniten apua etenkin huoltotöissä, asiakas- ja mittausraporttien laatimisessa sekä ennakkohuoltokierrosten aikana. Ajansäästö on ollut jopa päätähuimaavaa, sillä nykyään dokumentointi vie Tehohydron väeltä ajallisesti vain puolet aiemmasta.
”Infomaatin käyttöönoton jälkeen ennakkohuoltokierrokset sekä muidenkin raporttien tekeminen hoituu huomattavasti nopeammin – ajankäyttö on käytännössä puolittunut. Ajansäästön lisäksi on myönnettävä, että järjestelmän käyttäminen on todella helppoa, suoraviivaista ja nopeasti omaksuttavaa.”
–Henri Peutere, hydrauliikka-asiantuntija, Tehohydro Oy–
Tehohydrolla on pidetty kovasti siitäkin, että heille rakennetun ennakkohuoltoraportin avulla saa tehtyä erittäin laajojakin dokumentointeja. Näissä voidaan helposti lisätä uusia osioita aina tarvittaessa sekä halutessa piilottaa ne osiot, joille ei juuri tietyllä asiakaskäynnillä ole käyttöä.
Parempi raportointi tuottaa parempaa asiakaspalvelua
Infomaatin käyttöönoton myötä Tehohydro on saanut positiivista palautetta oman väkensä lisäksi myös asiakkailtaan. Siinä missä itse raportointityön nopeus ja tehokkuus on kasvanut, ovat samassa suhteessa kohentuneet myös mielikuvat työn jäljestä. Töiden kattava ja ajantasainen raportointi lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja herättää luottamusta tilaajan mielessä.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
”Laadukkaasti tehdystä raportointityöstä on huomattavaa hyötyä asiakkaalle. Nykyään asiakas saa meiltä tarvittavat raportit kattavasti, nopeasti ja luotettavasti – ja pienemmällä vaivalla. Se puolestaan tarkoittaa, että oma asiakaspalvelumme on selvästi parempaa aiempaan verrattuna.”
–Henri Peutere, hydrauliikka-asiantuntija, Tehohydro Oy–
Asiakaspalvelun kehittymiseen maustetta antaa myös Infomaatilla tehtyjen raporttien ulkonäkö. Tehohydrolla sekä heidän asiakkaidensa piirissä ollaan tyytyväisiä siihen, että ajoittain monimutkaiset ja paljon yksityiskohtaista tietoa sisältävät raportit ovat lopulta selkeitä, helppolukuisia ja tyylikkäitä.
Myös mahdollisten kuvien sekä muiden oleellisten liitetiedostojen lisääminen dokumentoinnin osaksi on kätevää. Lopputuloksena asiakas saa kaiken tarvitsemansa informaation yhdellä nätisti paketoidulla tiedostolla.
Hyvien kokemuksien myötä voin suositella Infomaattia lämpimästi kaikille, jotka dokumentoivat asiakasympäristössä esimerkiksi tarkastuspöytäkirjoja sekä tekevät muita toistuvia raportointeja.
–Henri Peutere, hydrauliikka-asiantuntija, Tehohydro Oy–
T. Henri Hakasalo, 040 821 4273