Ilmanvaihtoalan ammattilainen tekee dokumentoinnin jo kentällä
”Ilmanvaihtotöiden raportoinnissa tarkkuus ja selkeys on tärkeää, kun raportoitavia asioita säädellään tiettyyn pisteeseen asti myös laissa. Samalla hyvin tehty dokumentti tarjoaa jopa ei-niin-tekniselle asiakkaalle selkeää kuvaa ja ymmärrystä tehdystä työstä.”
– Tino Karvinen, yrittäjä, Ilmanvire, ilmanvire.fi –
Näin kiteyttää IV-alan ammattilainen, yrittäjä Tino Karvinen omasta työstään ja urakoidensa raportoimisesta. Työpäivät kuluvat pitkälti eri yritysten kohteissa tehtävien ilmanvaihdon huolto-, puhdistus-, säätö- ja tutkimustöiden parissa. Mitä ilmanvaihtoon tulee, niin pitkän linjan ammattilaisena Karvinen tietää mistä puhuu.
Karvisella on pitkän linjan kokemusta myös Infomaatin käytöstä, tänään jo yli seitsemän vuoden mitalta. Mutta miksi juuri Infomaatti on valikoitunut tärkeäksi osaksi Karvisen sähköistä työkalupakkia? Miksi ei jokin muu?
”Infomaatti on ihan oikeasti tosi helppo ja kätevä ohjelma käyttää. Se toimii työmaalla mobiilisti tai toimistolla koneen ääressä, kummin vain. Infomaatti myös nopeuttaa raportointityötä tosi paljon. Ei oikeastaan ole tullut vastaan toista ratkaisua, joka olisi yhtä hyvä ja käyttäjän kannalta joustava ratkaisunippu.”
– Tino Karvinen, yrittäjä, Ilmanvire–
Ja helppoon sekä nopeaan käytettävyyteen tietenkin aina pyritään, onhan ammattilaisen työaika sen verran arvokasta. Karvisen käytössä kuluva ratkaisu – ilmanvaihdon puhdistus- ja mittauspöytäkirja – kuuluu näiden usein hyödynnettävien raporttipohjien joukkoon.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Näin teet ilmanvaihdon puhdistus- ja mittauspöytäkirjan vähemmällä vaivalla – yhdessä tai erikseen
Infomaatissa on peräti 200 erilaista valmista raporttipohjaa kiinteistö- rakennus- ja huoltoalojen ammattilaisten tarpeita ajatellen. Mutta katsotaanpa tällä kertaa tarkemmin tätä ilmanvaihdon puhdistus- ja mittauspöytäkirjaa.
Lähdetään liikkeelle tekemällä ensin puhdistuspöytäkirja:
- Täytä tiedot kohteesta sekä kirjaa halutessasi yleisiä huomioita.
- Merkkaa ylös puhdituksen laajuus riveittäin: mitä kohdetta puhdistetaan, millä menetelmällä, mitä muuta kommentoitavaa tästä osuudesta on.
- Merkkaa havaitut puutteet ja napsi tähän kuvia mukaan. Lopuksi voit vielä kirjailla lisätietoja työn suorittamisesta.
”Jos asiakas on vaikka tilannut ilmanvaihdon puhdistus- ja mittaustyön meiltä, niin voin aloittaa raportin tekemisen jo ennen kuin edes menen kohteeseen. Tilaajat arvostavat sitä, että saan myös tehtyä raportin kokonaan valmiiksi, kun itse työ etenee, eikä laskulla ole erikseen ’ylimääräisiä’ raportointitunteja.”
– Tino Karvinen, yrittäjä, Ilmanvire–
Mutta entäpä mittauspöytäkirja sitten? Eipä se ole sen hankalampaa, yksityiskohtia on vain karvan verran enemmän, kun pelataan tarkkojen mittayksiköiden kanssa:
- Kirjaile perustiedot niille varattuihin kenttiin: päivämäärä, kohteen tiedot, tilaajan ja mittaajan nimet, tiedot kalibroinnista sekä koneesta ja tehosta.
- Kirjaa ylös myös olosuhteet sekä muut yleiset huomiot. Lisää halutessasi valokuvia raportille mukaan.
- Merkitse tiedot mittauksesta huoneistot/tilat -kohtaan. Oleelliset kentät opastavat täytössä. Automaattinen laskenta kertoo myös esimerkiksi suunnitellun ja mitatun ilmamäärän eron reaaliaikaisesti.
- Nopeuta työtäsi kopioimalla äsken täytetyt kentät ja niiden tiedot edellisistä tarkastetuista huoneistoista ja muuta tiedot vastaamaan nykyistä tarkastettavaa aluetta.
Lopuksi klikkaat vain ”Hyväksy muutokset” ja a vot: siinä on silmien alla valmis ja selkeä PDF-raportti, jonka voit jakaa asiakkaalle vaikka heti suoraan Infomaatista.
”Saan tehtyä tämän koko työprosessin yhdellä ja samalla ohjelmistolla. Aluksi annan asiantuntijalausunnon kiinteistön ilmanvaihdon toimivuudesta, sitten lähetän tarjouksen ilmanvaihdon puhdistusta ja säätöä koskevista korjausehdotuksista. Työn aikana laadin ilmanvaihdon mittaus- ja säätöpöytäkirjat. Lopuksi vielä kirjaan vapaaseen muistioon yhteenvedon työstä, sen vaikutuksista sekä kuvia eri työvaiheista.”
– Tino Karvinen, yrittäjä, Ilmanvire–
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
”Käytännössä välttämätön työkalu”
Aiemmin Karvinen puhui raportoinnin täsmällisyydestä ja tarkkuudesta, kun kyseessä oli lain edellytykset. Sama teema on kuitenkin äärimmäisen oleellinen myös asiakaskokemuksen kannalta. Ammattilaisen työtä helpottaa, että asiakkaan tiedot ja dokumentit löytyvät aina samasta paikasta nopeasti, kun niitä tarvitaan.
”Voin esittää mille tahansa asiakkaalle kaiken yhden sovelluksen kautta milloin vain. Monesti kuitenkin käymme heti työn jälkeen läpi esimerkiksi ilmanvaihdon puhdistus- ja mittauspöytäkirjan tulokset yhdessä asiakkaan kanssa. Tarvittaessa voin näyttää myös erillisiä ennen ja jälkeen -dokumentointeja, joita tykkään tehdä vapaalla muistiolla.”
– Tino Karvinen, yrittäjä, Ilmanvire–
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Selkeä ja helppolukuinen raportti – vaikkapa tässä tapauksessa ilmanvaihdon puhdistus- ja mittauspöytäkirja – paitsi miellyttää silmää, myös toimii turvana niin asiakkaalle kuin ammattilaisellekin. Lopulta on vain voittajia: asiakas saa tarkan kuvan kohteessa tehdyistä töistä, tekijä puolestaan tarkan ja konkreettisen todisteen työn laadusta. Kenties kollegoiltakin saattaa herua uteliaita katseita ja kehuja.
”Tilaajilta olen myös saanut monesti kommentteja, että onpa särmän näköinen rapsa, kun olen toimittanut heille tilatuista töistä tehdyt raportit. Käytännössähän Infomaatti on minun työni kannalta välttämätön työkalu, ilman tällaista dokumentointimahdollisuutta sillä ei olisi samaa painoarvoa.”
– Tino Karvinen, yrittäjä, Ilmanvire–
Esiin nousee vielä Karvisen viimeiset kehut Infomaattia kohtaan. Tällä kertaa ei ole kuitenkaan kyse raportointiohjelmasta, vaan ihmisistä. Mitä tapahtuu, jos eteen tuleekin ongelmia, mietteitä tai kysyttäviä ohjelmaa käytettäessä?
”Mielestäni Infomaatin parhaimpiin puoliin kuuluu se, että omaa palvelua halutaan jatkuvasti kehittää. Palvelu on nopeaa ja asiakas saa esittää ajatuksia tai ehdotuksia matalalla kynnyksellä. Ja niihin oikeasti suhtaudutaan vakavasti.”
– Tino Karvinen, yrittäjä, Ilmanvire–
Parempaa puhtia IV-urakoiden raportiontiin? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!