Jopa 30% työmaiden raporteista tehdään näin

Nykyaikana monet työmaan vaadittavat raportit kannattaisi tehdä valmiisiin digitaalisiin pohjiin. Totuus kuitenkin on, että olisi turhaa ja jopa järjetöntä yrittää rakentaa jokaiselle työmaalla raportoitavalle asialle oma lomakepohjansa. Työmailla kun tapahtuu niin maan perusteellisesti pieniä raportoitavia asioita joka päivä.

Kattavammat ja selkeän määrämuotoiset raportit ovat tietenkin asia erikseen – niihin on järkevääkin olla omat, yksityiskohtaisemmat lomakkeensa.  Esimerkiksi asbestikartoitus tai vedeneristeiden tarkastus ovat edellä mainittuja. Nopeat työmaatarkastukset ja -katselmukset eivät kuitenkaan vaadi samanlaista pilkunviilausta. Kevyemmissä tarkastuksissa voidaan keskittyä kahteen perusasiaan: tekstiin ja kuvaan.

Jopa kolmasosa kaikista työmaan raporteista tehdään tällä raportointityökalulla

Vapaa muistio -raportointityökalulla tehdään lähes 30% kaikista Infomaatilla laadituista dokumenteista. Syy kovaan käyttöön on pitkälti sen mutkaton selkeys, sillä Infomaatin vapaa muistio perustuu suoraviivaisesti tekstin ja kuvan voimaan ilman sen kummempia rakseja ruutuun, pudotusvalikoita tai valintalistoja.  Vapaa muistio -työkalun toimintalogiikka onkin äärimmäisen yksinkertainen.

Vapaa muistio toimii näin: 

  1. Valitse projekti, johon sinun tarvitsee tehdä dokumentointia, valitse ”Lomakkeet”, ja valitse ”Vapaa muistio”.
  2. Lisää dokumentille otsikko (esimerkiksi tarkastuksen syy).
  3. Lisää halutessa osallistujien nimet, tittelit ja yritykset seuraaviin tyhjiin kenttiin. Voit myös lisätä dokumenttiin allekirjoituksesi heti napin painalluksella
  4. Seuraavat tekstikappaleet ovat kaikki samanlaisia: niihin kuuluu kappaleen otsikkokenttä, tekstikenttä ja valokuvapainike. ”Lisää rivi” -painikkeella voit tehdä juuri niin monta kappaletta kuin tarvitsee. Täytä tekstikentät joko kirjoittamalla tai käyttämällä ”puheesta tekstiksi” –ominaisuutta ja nappaa kuvat. Lisää uusi kappale ja toista tai viimeistele.
  5. Vapaa muistiosi on valmis. Tyylikkään PDF-tiedoston voit lähettää asianosaisille sähköpostilla suoraan Infomaatista.

Näin helposti se toimii yksinkertaisuudessaan. Työkalussa on muitakin ominaisuuksia, jos haluat tehdä raporteistasi vieläkin näyttävämmän näköisiä ja yksityiskohtaisempia. (Teksti jatkuu  kuvan jälkeen)

Osittainen kuvakaappaus vapaan muistion täyttönäkymästä Infomaatin selainohjelmassa. Offline-tilassa toimiva Tablet Infomaatti näyttää sekin pitkälti samalta.

Näin teet vapaan muistiosi tyylikkäämmin ja vieläkin tehokkaammin

Vapaan muistion lisäominaisuuksilla saat luotua raporteille helposti ja nopeasti tyylikkään ulkoasun. Ominaisuuksia käyttämällä saat työsi näyttämään siistiltä, kattavalta ja ammattimaiselta. Ja tietenkin asiakkaan on sitä myös mukavampi lukea.

Lisäominaisuuksiin kuuluvat:

  1. Tehdyn muistion kopiointi  Voit kopioida mikä tahansa aiemmin tekemäsi vapaan muistion uuden pohjaksi.  Hyödynnä joko kentällä aiemmin tekemääsi tai tee itsellesi talteen esitäytetty työmaalla ”sotkematon” muistio.
  2. Merkinnät valokuviin – Voit merkata kuviin esimerkiksi nuolilla ja ympyröillä erityistä huomiota ansaitsevat yksityiskohdat.
  3. Tekstin muotoilut – Voit tehdä tekstikenttiin helposti luetteloita, lihavointeja, kursivointeja ja alleviivauksia. Hyvin järjesteltyä tekstiä on helpompaa lukea.
  4. Kuvallinen kansisivu – Dokumentista tulee heti tyylikkäämmän näköinen, joka nostaa työsi arvoa asiakkaan silmissä.
  5. Liitä muita tiedostoja muistioosi ”Liitetiedostot”-kohdassa – Voit liittää tekemääsi muistioon mitä tahansa ulkoisia PDF-liitteitä muistion tueksi.
  6. BONUS: Tekstistä puheeksi -ominaisuus – Tästä Infomaatti Oy ei voi toki ottaa kunniaa, sillä ominaisuus löytyy jo kännykältäsi/tabletistasi: Voit sanella mobiililaitteelle sen, mitä pitäisi kirjoittaa.

Vapaa muistio onkin äärimmäisen monipuolinen työkalu, koska sillä voi dokumentoida oikeastaan mitä tahansa. Kattavilla kuvilla, kuvateksteillä ja tekstikentillä pääsee yllättävän pitkälle minkä tahansa operaation raportoinnissa työmaalla. (Teksti jatkuu kuvan jälkeen ihan vähän vielä)

Sivu numero 2 valmiista PDF-tulosteesta. Tätä ennen voisi olla kansisivu ja sivulla kolme olisi lisää kappaleita ja allekirjoitus. Perässä vielä voi olla muita liitteitä

Infomaatin asiakkaat ovat tehneet vapaan muistion avulla esimerkiksi näitä:

Avain pienempien raporttien täyttämiseen on juurikin nopeus ja helppous. Nopeus ei kuitenkaan tarkoita samaa kuin hätiköidysti täytetyt, epäselvät lomakkeet. Pelkällä tekstillä ja kuvalla voi saada aikaan tyylikkäitäkin raportteja, kun väline on oikea.

Kokeile vapaata muistiota ja muita Infomaatin raportointiratkaisuja älypuhelimella, tabletilla ja tietokoneella 21 päivää ilmaiseksi!

T. Henri Hakasalo, 040 821 4273

Soita tai nakkaa meili, niin me autamme