Kohderaportoinnin uudistaminen epäilyttää – Infomaatin asiantuntijat hälventävät huolia
Miksi maksaa raportointityökalusta, jos Google Docs on ilmainen? Tai jos toimistolle on jo hommattu se kaikille jo tuttu Office-paketti? Kohderaportoinnin uudistaminen epäilyttää – nämähän ajavat saman asian, turha kai on lähteä sekoittamaan pakkaa jälleen uudella järjestelmällä?
No, joo, toki tiettyyn pisteeseen asti näin on. Mutta toisaalta taas ei lähellekään. Suoraviivaisemman, suoraan kohteessa tehtävän työmaaraportoinnin ilosanomaa levittäessä Infomaatin aktiivinen myyntiporukka on tavannut epäileviä Tuomaksia laidasta laitaan.
”Kyllähän Google Docsilla ja Office-työkaluilla saa tehtyä vaikka mitä, mutta paljonko se maksaa työaikaa? Kauanko kestää raapia kuvat aina oikeisiin kohtiin, kirjoittaa tekstit aina uudelleen ja lopuksi muotoilla dokumentista selkeä kokonaisuus? Ja onnistuuko näiden muotoilu mobiilisti suoraan kentällä?”, kysyy Infomaatin toimitusjohtaja Henri Hakasalo.
Epäilys on tervettä ja ihan oikein. Kyllähän fiksu ammattilainen suhtautuu lupauksiin ja väittämiin aina terveellä skeptisyydellä. Mutta epäilyksen ei kannata kuitenkaan antaa olla esteenä paremmalle huomiselle ja tehokkaammalle raportoinnille.
Taskussa kulkeva älykäs raportointityökalu joustaa käyttäjän tarpeen mukaan
Kentällä moni aiempi epäilijä on yllättynyt kerta toisensa jälkeen siitä, että Infomaatilla raportin voi tehdä valmiiksi jo tarkastuksen yhteydessä omalla älylaitteella. Olipa raportoinnin kohteena tai aiheena mitä vain, perusperiaate on aina sama: suoraviivaisuus. Käyttökokemus ja käyttöliittymä on suunniteltu palvelemaan kutakin tarvetta, jolloin myös itse työstä tulee nopeampaa ja simppelimpää.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
”Infomaatissa oleellista on se, että raportointiratkaisut on tehty aina kuhunkin tarpeeseen sopivaksi toimialan varsinaisen ammattilaisten kanssa – ne eivät ole vain täytettäviä blanketteja. Kun teet valvontapöytäkirjaa, niin teet oikeasti valvontapöytäkirjaa. Tai jos teet virhe- ja puutelistaa, niin teet virhe- ja puutelistaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yksittäisen raporttiratkaisun käyttöliittymän sisältö, asettelu ja toiminnot on tehty helpottamaan juuri kyseistä raportointityötä, ja kohdekäynniltä syntyvä raportti on vastaanottajalleen selkeästi ymmärrettävä, tiivis ja siisti. Se voi myös tarkoittaa sitä, että on tehty tarpeelliset lisätoiminnot helpottamaan havaittujen virheiden kuittaamista tai vaikkapa toteutettu laskenta-automaatio IV:n mittauspöytäkirjaan.”, Henri jatkaa.
Kuuluipa työnkuvaan urakointi, valvonta tai huoltotyöt, niin käytännössä kaikki toimii samalla kolmen askeleen kuviolla:
- Kirjaa raportille huomiot hyödyntäen mm. lausevarastoa, pudotusvalikoita, sanelua, tekoälyä…
- Napsi kuvat älylaitteella sekä tee mahdolliset piirtomerkinnät. Merkitse halutessasi kuvan sijainti pohjakuvaan tai karttaan
- Lähetä valmis raportti asiakkaille ja sidosryhmille
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Käytön vaivattomuus ulottuu myös tehdyn dokumentoinnin etsintään. Infomaatissa on unohdettu sekavat ja sekaisin menevät kansiohimmelit ja tuotu tilalle loogisempi vaihtoehto.
”Aina kun puhutaan tietojen tallentamisesta, niin ensimmäisenä tulee tietysti mieleen kansiot ja niiden alikansiot. Infomaatissa on kansioiden sijaan niin sanottu projektirakenne. Monelle tulee yllätyksenä, kuinka paljon helpompaa ja nopeampaa tietojen löytäminen on tällä järjestelmän rakenteella”, kiteyttää myyntipäällikkö Erik Hakasalo.
Looginen rakenne pysyy loogisena myös tulevaisuudessa, eikä tietoja oikeastaan ole mahdollista saada samalla tavalla solmuun kuin kaikille tutuilla kansiohimmeleillä. Sama loogisuus ja johdonmukaisuus näkyy myös raportteja ja dokumentteja täyttäessä.
”Usein kysytään, että asettuvatko vaikkapa kuvat automaattisesti oikeisiin kohtiin raporteille, niin vastaus on, että kyllä, kaikkine kuvateksteineen ja merkintöineen. Ja tottakai raportille saa firman logonkin, halutessa myös vesileiman. Infomaatilla tehty raportti ei koskaan ’tule Infomaatilta’, vaan teidän firmaltanne.”, Erik jatkaa.
Luovempien sielujen toimesta on toivottu dokumentointiin myös lisää joustavuutta ja kustomoitavuutta. Esimerkiksi eri raporteilla on haluttu vaikkapa muuttaa tekstien ja kuvien asetteluja. Tai ehkä on haluttu rakentaa oman näköinen raporttipohja ennalta määritellyn valmiin ratkaisun sijaan.
”Automaattinen asettelu ei tosiaan tarkoita kustomoinnin puutetta tai rajoittuneisuutta, pikemminkin sillä parannetaan raportoinnin tehokkuutta. Sitten spesiaalitarpeita varten lomake-editorilla voi tehdä helposti itse juuri sellaisen raporttipohjan kuin tarve vaatii, ellei noin 200 valmiista ratkaisusta löydy sopivaa vaihtoehtoa.”, täydentää asiakkuusvastaava Leevi Laitinen.
”Meidän pienellä firmalla ei varmaankaan ole varaa noin hienoihin systeemeihin”
”Sulla on tavaralle varmaan joku hinta?”, kysyy Aki Palsanmäki telkkarissa. Ja tätä samaa asiaa kysytään myös Infomaatin myyntiporukalta. Pääsääntöisesti perushinnoittelu menee käyttäjämäärän mukaan, joskin sitä on mahdollista ruuvata tarpeeseen sopivaksi.
”Yhdellä saattaa olla vain muutama firman sisäinen käyttäjä, toisella taas on tarve mahdollistaa pääsy vaikkapa useammalle kymmenelle ulkoiselle käyttäjälle. Meillä on monia asiakkaita erilaisin tarpein mukana, ja aina on saatu kaikille rehti ja joustava kokonaisuus rakennettua myös hinnoittelumallin osalta. Infomaatin asiakkaina on niin pienyrittäjiä kuin massiivisia pörssiyhtiöitäkin”, kuvailee Henri.
Mutta jääkö jotain kertomatta? Miten on niiden menoerien laita, joista ei käyttöönoton yhteydessä ollut tietoa ja joiden maksaminen jälkeenpäin sylettää? Piilomaksut, lisäkulut, konsultointityö, ainahan on jotain lisämaksuja!
”Ja meillähän näitä ei ole. Tätä aina kysytään – ja täysin ymmärrettävistä syistä. Käyttöönotossa on avausmaksu ja sen lisäksi on käyttäjämäärään perustuva kuukausimaksu. Tämä sitten myös sisältää kaiken; avun pyytämisestä ei kuulu maksaa ylimääräistä ja avun tarpeessa me aina autamme”, Erik vakuuttaa.
Avuliaisuudesta Infomaattia onkin asiakkaiden parista kiitelty. Toimintaa on kehuttu ihmisläheiseksi, (pro)aktiiviseksi ja aina hyvässä hengessä tapahtuvaksi. Sitkeäksikin.
”Asiakkaan haasteissa ei koskaan luovuteta, vaan ne pyritään aina ratkomaan parhaalla mahdollisella tavalla. Käyttäjien toiveita sekä kehitysehdotuksia myös kuunnellaan tarkalla korvalla”, Henri kuvailee.
Joskus Infomaatilta saattaa siis tulla puhelua ennen kuin asiakas ehtii itse edes kysyä. Palvelualttius on todellakin viety pitkälle ja näkyy joskus myös itse järjestelmään liittymättömissä asioissa.
”Joskus olen antanut asiakkaalle ideoita ja vinkkejä esimerkiksi Google-mainontaan”, Leevi muistelee.
Parempi dokumentointi ei pelkästään tee työstä mukavampaa vaan myös tehostaa sitä. Kaupan päälle saa vielä ystävällistä ja aktiivista palvelua. Mikä on sen hinta yrittäjälle?
Koejakso ei sido mihinkään, mutta sen kautta raportointi voi parantua. Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!