Vipu-listan viimeiset mutkat suoriksi – tee, suodata, jaa, kuittaa
Käyttöönottotarkastus, vastaanottotarkastus, ennakkotarkastus, jälkitarkastus, takuutarkastus, itselleluovutus – rakkaalla lapsella on monta nimeä. Näistä puhuttaessa on kuitenkin kyse urakassa huomattujen virheiden ja puutteiden listaamisesta. Usealla eri nimellä tunnettu vika- ja puutelista on edelleenkin yksi rakennusalan eniten käytetyistä ja täytetyistä raporteista, ja sille on syynsä.
Tämän itsestäänselvän raportin laatiminen on jo periaatteen tasolla suoraviivaista: kirjataan ylös tarkastettavan kohteen viat, puutteet, mahdolliset korjausehdotukset ja päälle ehkä valokuvat tueksi. Sen saa tehtyä paperille tai vaikkapa pahvilaatikon kylkeen, jos niikseen tulee.
Moderni ammattilainen kuitenkin haluaa säästää sekä aikaa että vaivaa ja tehdä asiat fiksummin. Siinä kohtaa tietotekniikka astuu kuvaan mukaan: Infomaatilla vipu-listojen tekeminen on helpompaa. Ja nyt niiden tekemistä on helpotettu entisestään parilla kätevällä lisätoiminnolla.
Yksi lista riittää, vaikka urakassa olisi useampi tekijä – vastaanottaja ei tarvitse omia tunnuksia tai erillisiä sovelluksia
Uuden urakoitsijajaon myötä vipu-listojen jakamisesta on tehty kätevämpää ja samalla koko urakan ja projektin hallitseminen helpottuu. Tämän toiminnon myötä vain yksi, kaikki viat ja puutteet käsittävä vipu-lista riittää, liittyivätpä ne sitten sähköasennuksiin, LVI-urakointiin tai rakenteisiin.
Aloitetaan vanhan tutun vipu-listan tekeminen Infomaatilla yhtä näppärästi kuin aina ennenkin:
- Valitse ennestään luotu projekti ja listaa mukaan eri urakoitsijat. Voit myös luoda uuden projektin ja kirjata siihenkin urakoitsijat valmiiksi.
- Valitse lomakkeista virhe- ja puutelista ja paina ”luo uusi” -nappia.
- Lisää havaintorivejä ja merkkaa riveille vastuussa oleva urakoitsija joko pudotusvalikosta tai käsin kirjaamalla.
- Nappaa mukaan kuvat ja korosta virhekohtia piirtotyökalulla. Voit myös hyödyntää pohjakuvatoimintoa ja merkata havaintokohdan valokuvan sijainnin urakkakohteen pohjakuvaan.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Nyt ollaankin jo vaiheessa, jossa voit tarkastella valmista PDF-raporttia tai jakaa sen eteenpäin. Tai ehkä haluat jakaa vain yksittäisiä havaintorivejä kuitattavaksi? Kaikki nämä toiminnot löytyvät Infomaatista yhden painalluksen takaa tallennettujen vipu-listojen listausnäkymässä.
Uuden intuitiivisen toiminnon myötä pystyt myös haravoimaan näkyville vain tiettyjä urakoitsijoita koskevat havaintorivit – joko itseäsi tai vastaanottajaa ajatellen.
Otetaan esimerkiksi tilanne, kun haluat jakaa tekemäsi virhe- ja puutelistan kuittaukseen asianosaisille:
- Kun vipu-lista on valmis, voit valita sen lähetettäväksi dokumenttilistasta.
- Valitse ”Jaa kuitattavaksi sähköpostilla” ja valitse valintaikkunasta vain esimerkiksi sähköurakoitsija. Näin vipu-lista kasautuu vain niistä havaintoriveistä, jotka kuuluvat sähköurakoitsijan vastuulle.
- Syötä sähköpostiosoite ja paina ”Jaa”. Tai vaihtoehtoisesti ”Jaa ja luo uusi”, niin voit jakaa heti perään listan, joka sisältää vain tarvittavat tiedot vaikkapa rakennus- tai LVI-urakoitsijalle erikseen.
Näppärää, eikö vain?
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Nopeuta tarkastustyötä projektikohtaisen pohjan alustuksella
Toisena vipu-listojen laatimista nopeuttavana elementtinä on lomakepohjien alustus projektikohtaisesti. Alustetun pohjan etuna on se, että kun vipu-listaa ruvetaan lopulta työmaalla täyttämään, on se esimerkiksi huonekohtaisesti suoraviivaisempaa, eikä samoja, muuttumattomia tietoja tarvitse täyttää jokaisella kierroksella erikseen.
- Alusta pohja listaamalla muuttumattomia tietoja – kuten tilatunnuksia tai huoneiden nimiä – tyhjiin tekstikenttiin.
- Tallenna tiedot.
- Kun tilat on listattu, voit käyttää niitä vipu-listan täytössä omasta pudotusvalikostaan.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Kun siis seuraavan kerran teet tarkastuskierrosta, ei eri havaintokohtiin tarvitse erikseen kirjoittaa jokaisen tilan tunnuksia tai huoneen nimeä. Valitset ne vain pudotusvalikosta, jonka olet työn helpottamiseksi valmiiksi laatinut.
Projektikohtaista pohjaa voi myös muuttaa missä tahansa vaiheessa tarpeen mukaan, eikä kaikkea projektiin liittyvää tarvitse tietää etukäteen. Tärkeämpää on, että työt voi aloittaa heti, eikä teknologia rajoita työn joustavuutta. Jos siis yllättäen huomaatkin, että urakassa olisi vaikkapa A 21 -tyylisten tilatunnuksien sijaan ollut syytä käyttää muunlaisia tunnuksia, voit muokata lomakepohjaa ilman, että se vaikuttaa jo tehtyihin lomakkeisiin.
Työn nopeuttamisella on selkeitä etuja, ja näillä toiminnoilla työtä voi nopeuttaa entisestään. Tärkeintä on silti se, että työn voi aloittaa heti, eikä lomakeratkaisut tai uudet toiminnot aseta työnteolle tarpeettomia rajoja. Vaihtoehtoja kuitenkin on, mutta ammattilainen päättää itse, mikä toimii parhaiten.
Miten teillä tehdään vika- ja puutelistoja? Jos nykymalli tökkii, tai tuntuu kankealta, Infomaattia voi kokeilla ilmaiseksi 21 päivän ajan!
T. Henri Hakasalo, 040 821 4273