Melkein kymmenen vuotta mobiilidokumentointia – miksi Infomaatin ensimmäinen asiakas on asiakas edelleen?
Infomaatti täytti tänä vuonna pyöreitä. Kymmenvuotiselle matkalle on tietenkin mahtunut sekä kiemuroita että kommelluksia, mutta myös kehitystä ja kannattavia kumppanuuksia.
Yksi näistä kumppanuuksista on melkein yhtä vanha kuin Infomaatti itse. Infomaatin aivan ensimmäinen mobiilidokumentoinnin asiakas – Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy – on nimittäin asiakkaana edelleen.
Jyväskylän kaupungin omistama yhtiö toimii laajasti kiinteistö- ja rakennusalalla tuottaen jyväskyläläisille vuokra-asumista sekä rakentaen asuntoja yhtiön omaan omistukseen. Toimenkuvaan kuuluu myös rakennusten ja vuokra-asuntojen siivoustyön valvontaa.
”Yhteistyö alkoi, kun huomasimme tarvitsevamme siivoustyön laadunvalvontaan seurantaan ja raportointiin kätevämmän työkalun. Toimitusjohtajamme oli saanut vihiä Infomaatti-nimisestä uudesta yrityksestä, jolla tällainen ratkaisu oli tarjota, joten tartuimme tilaisuuteen.”
– Vesa Moisio, kiinteistöpäällikkö, Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy –
Siivoustyön laadunvalvontaan saatiinkin pian kätevä raportointiratkaisu aikaiseksi, jota JVA hyödyntää vielä tänäkin päivänä. Hieman myöhemmin yhteistyötä syvennettiin myös kiinteistö- ja rakennustoiminnan tarpeisiin sekä asukkaiden suuntaan tehtävän asiakaspalvelun helpottamiseksi.
Miten kaupungin omistama kiinteistöyhtiö hyötyy Infomaatin käytöstä?
JVA:n hallinnoi noin 7000 asuntoa ympäri Jyväskylää, joten kiinteistöhuollon sekä siivouksen laadunvalvonnan kanssa tosiaankin riittää työsarkaa. Ennen Infomaattia myös JVA:n kiinteistöhuollon sekä siivouksen laadunvalvonnan dokumentointi tehtiin monelle niin tuttuun tapaan: merkataan kohteessa huomiot kynällä paperille, ja myöhemmin samat asiat kirjataan ylös toimiston tietokoneelle. JVA:n tapauksessa siivoustyön dokumentointiin kuuluvia laadunvalvonnallisia laskelmia tehtiin Exceliä apuna käyttäen, joka oli taas yksi lisäaskel ja ylimääräinen työvaihe.
”Infomaatilla tuon kaiken saman voi tehdä suoraan kohteessa. Siivouksen sekä kiinteistöhuollon laadunvalvonnan laskelmat, jotka teimme ennen Excelillä, on myös automatisoitu Infomaattiin. Tämä sujuvoittaa valvontatyötä entisestään, ja on ammattimaisempaa.”
– Aila Janneh, siivoustyön laadunvalvoja, Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy –
Rakennuspuolellakin Infomaatti on ollut aktiivisessa käytössä. Pitkäkestoisessa ja laajassa urakassa dokumentointityö käsittää useita pieniä kohteita, jolloin tehtävien raporttien määrä kasvaa helposti jopa kolminumeroiseksi.
”Olen itse vuoden verran käyttänyt Infomaattia erään kylpyhuoneprojektin dokumentointiin. Tähän mennessä urakasta on kertynyt sekä luovutus- että valvontadokumentteja yli 300 kappaletta, sillä jokaisesta kohteesta tarvitaan dokumentit yksilöityinä.”
– Reetta Ratinen, projekti-insinööri, Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy –
JVA hyödyntää Infomaattia myös asukkaiden suuntaan tehtävän asiakaspalvelun parantamiseksi, joka on tehostanut työtä edelleen. JVA voi jakaa erikseen asukkaita varten rakennetusta Infomaatti-ympäristöstään asukasyhdyshenkilöille omat tunnukset. Tunnusten avulla asukasyhdyshenkilöt kykenevät tekemään JVA:n rakennuksissa kausittaisia tarkastuksia, kuten esimerkiksi energiakatselmuksia, jätekatselmuksia sekä yleisempiä kiinteistökierroksia.
Samanlaista tunnusten jakoa JVA on päässyt itsekin kokeilemaan vastaanottajan roolissa, vaikka Infomaatti-käyttäjiä ovatkin:
”Tuossa samaisessa kylpyhuoneprojektissa tehtiin niin, että urakoitsija jakoi minulle oikeudet heidän omaan Infomaattiinsa. Kaikki töiden dokumentointi on sujunut tälläkin tavoin todella helposti.”
– Reetta Ratinen, projekti-insinööri, Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy –
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Miksi JVA käyttää Infomaattia vielä melkein kymmenen vuoden jälkeen?
JVA:n löysi Infomaatista ratkaisun valvontatyön kehittämiseensä noin 10 vuotta sitten. Mutta minkä takia Infomaattia käytetään edelleen, näinkin pitkän ajan jälkeen? Annetaanpa aktiivikäyttäjien kertoa tästä omat näkemyksensä:
”Infomaatti on notkea ohjelmisto – kuten oli alkujaankin – ja käytön mukaan räätälöitävissä. Sen avulla voi tehdä oikeastaan mitä tahansa raportointia ketterästi suoraan kohteessa. Kun ruutuvihkot saatiin vaihdettua älylaitteisiin, jäi myös kaikki ylimääräinen sählääminen dokumentoinnista pois.”
– Vesa Moisio, kiinteistöpäällikkö, Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy –
”Työ on helpottunut ja ajankäyttö tehostunut valtavasti, kun työvaiheita on Infomaatin ansiosta vähemmän. Erityisen hienoa on myös se, että Infomaattia on alusta saakka ollut erittäin helppo käyttää.”
– Aila Janneh, siivoustyön laadunvalvoja, Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy –
”Vaikka dokumentteja tuleekin tehtyä paljon, niiden joukosta löytää vuosienkin päästä kätevästi juuri sen tietyn dokumentin, jota juuri silloin tarvitsee: se on ikään kuin kiinteistöammattilaisen arkisto ja historiikki tehdyistä töistä. Samoin kaikki dokumentit on helppo jakaa suoraan Infomaatista asianomaisille vaikka sähköpostin kautta.”
– Reetta Ratinen, projekti-insinööri, Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy –
Lähes kymmenen vuotta kestänyt yhteistyö siis jatkuu jatkumistaan – kaipa tuota voisi onnistumiseksikin sanoa! Toivottavasti se jatkuu vielä ainakin toisen mokoman.
Kaipaatko dokumentointiin keveyttä ja ketteryyttä? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!