Nosturitarkastaja nojaa työssään mobiilidokumentointiin

”Aikaisemminhan raportointi työssäni tarkoitti sitä, että mukana oli ruutuvihko, jolle kirjasin tarkastusten aikana asioita ylös. Vihkon kanssa hinasin itseni tarkastettavasta nosturista alas ja asiakkaan luota takaisin toimistolle, jonka jälkeen aloin päivittämään wordia.”
– Antti Lehtonen, yrittäjä, Palcranes Oy, palcranes.fi –
Siinä missä nosturit on keksitty nostamista varten, on Infomaatti keksitty töiden parempaa dokumentointia varten. Kiinteistö- ja rakennusalalla jo pitkään käytössä olleet erilaiset töiden dokumentointiin tarkoitetut ohjelmat on huomattu myös teknisen tarkastuksen parissa toimivien ammattilaisten joukossa.
Erilaisilta mittauspöytäkirjoilta, huoltoraporteilta, ja tarkastuspöytäkirjoilta edellytetään nykyään enemmän. Ammattilaiset toivovat dokumentoinnilta jouhevuutta, asiakkaat ja viranomaiset puolestaan tarkkuutta, kattavuutta ja selkeyttä.
Yksi näistä erilaisia teknisiä tarkastuksia – ja siihen liittyvää dokumentointia – tekevistä erikoisosaajista on Palcranes Oy:n Antti Lehtonen, joka viettää päivänsä teollisuusnostureiden kanssa operoiden. Kalenteri täyttyy muun muassa lakisääteisistä määräaikaistarkastuksista, huolto- ja korjaustöistä ja ajoittain myös nostolaitteistojen modernisointiurakoista.
Lehtonen jätti vanhat wordit ja ruutuvihkot historiaan jo jokin aika sitten ja otti ensin kokeilumielessä Infomaatin mukaan työkeikoille.
”Alkuun olin hieman skeptinen, mutta päätin lopulta antaa uudelle järjestelmälle mahdollisuuden ihan testimielessä. Pian huomasin, että tässähän on ihan kehittämisen arvoinen paikka, kun ajattelin omaa raportointityötäni. Isoimpana kynnyksenä oli päästää totutuista tavoista irti, mutta jälkeenpäin ajatellen onneksi tein niin.”
– Antti Lehtonen, yrittäjä, Palcranes Oy–
Räätälöity dokumentointi mahdollistaa paremman palvelun
Vihkoihin ja hajanaisiin word-tiedostopohjiin ennen nojannut tarkastustoiminta on muuttunut Palcranesilla parempaan suuntaan, vaikka Lehtosen tyypillinen työkeikka on raameiltaan samanlainen kuin ennenkin.
”Saavun asiakkaan luo, sanomme käsipäivää ja hetken kuluttua hivuttaudun omaan yksinäisyyteeni maan ja taivaan välille. Mukanani on kaikki tarvitsemani työkalut –mukaan lukien tablettini ja siinä auki Infomaatti. Teen tarkastuksen, otan kuvat, kirjaan huomiot ja mahdolliset toimenpide-ehdotukset ylös. Kun laskeudun takaisin alas, niin raporttini onkin jo valmis asiakkaan nähtäväksi.”
– Antti Lehtonen, yrittäjä, Palcranes Oy–
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)

Suurimmat muutokset Palcranesilla on huomattu työn paremmassa tehokkuudessa ajansäästön myötä. Asiakkaan näkökulmasta taas nopeammin valmistuvat tarkastusdokumentit nopeuttavat korjaustoimien tekemistä.
”Aiempaan verrattuna saan raportit tehtyä huomattavasti nopeammin. Tämä on myös asiakaspalvelun kannalta tärkeää, sillä mielestäni asiakkaan kiireeseen ja tarpeeseen on reagoitava aina mahdollisimman nopeasti. Mitä nopeammin olen oman työni tehnyt, sitä nopeammin myös asiakas pääsee tekemään tarvittavat korjaukset nostolaitteistoonsa.”
– Antti Lehtonen, yrittäjä, Palcranes Oy–
Erikoisalalla, kuten nosturien tarkastuksessa, on omat erityispiirteensä, eikä suoraan valmiita raporttipohjia ole välttämättä tarjolla. Infomaatin lomake-editorin avulla Lehtonen on kuitenkin pystynyt rakentamaan itselleen tarkalleen sellaiset ratkaisut, kuin on ollut tarpeen.
”Omien lomakkeiden luominen oli mielenkiintoista ja kasvattavaa, ja tekemisen kautta raportteja oli helppo jalostaa pidemmällekin. Ja aina jos apua tarvitsi, niin Infomaatin porukka oli aina nopeasti luurin päässä avuliaana.”
– Antti Lehtonen, yrittäjä, Palcranes Oy–
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)

Helposti löydettävät historiatiedot omana ja asiakkaan apuna
Aktiivisessa työssä mitattavat ajansäästöt ja palvelun kohentunut nopeus ovat valtavia kokonaisuuksia, joiden hedelmistä lopulta nauttivat kaikki osapuolet. Nämä eivät kuitenkaan ole ainoita teemoja, joita Lehtonen korostaa.
”Yrittäjän näkökulmasta ajansäästö on todella hyvä asia, mutta ehkä suurimpana yksittäisenä ominaisuutena näen luotettavuuden, jota Infomaatti tuo omaan työhöni.”
– Antti Lehtonen, yrittäjä, Palcranes Oy–
Lehtosen kuvailun mukaan entinen tapa tehdä raportointia kärsi ennakoimattomista pulmista: word-tiedoston tallennus pilveen ei aina toiminut ongelmitta ja dokumentin ulkoasu saattoi hajoilla päivitysten myötä. Vihkoihin rustatut muistiinpanot sen sijaan olivat hajanaisia, kun tyhjien sivujen käyttöliittymä tarjosi liikaa vapauksia.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)

”Näkisin, että nimenomaan luotettavuus luo luottamusta myös asiakkaan suuntaan. Esimerkiksi voin jo ennen kohteeseen menoa tarkastaa viime kerralla samasta nostolaitteesta tekemäni havainnot ja kaiken dokumentaation. Asiakkaan luona sitten näen, mikä on nosturin tila viime kertaan peilaten. Infomaatista kaikki aiempi dokumentaatio pysyy varmassa tallessa ja löytyy yhdestä paikkaa.”
– Antti Lehtonen, yrittäjä, Palcranes Oy–
Lehtonen muistelee heti perään, että nimenomaan tietojen helppo ja nopea löydettävyys tuli taannoin akuutisti tarpeeseen erään asiakkaan tekemän tiedustelun myötä.
”Yksi asiakas, jonka luona olin ollut tekemässä määräaikaistarkastusta soitti kerran, että nyt työsuojeluasiamies olisi tulossa katsomaan heidän laitteistoaan. Viranomainen halusi nähdä muun muassa nostolaitteistosta viime vuonna tehdyn tarkastuspöytäkirjan. Tästä puhelusta meni noin viisi minuuttia, jonka jälkeen olin saanut toimitettua pyydetyt asiakirjat kaikille osapuolille sähköpostilla.”
– Antti Lehtonen, yrittäjä, Palcranes Oy–
Kuten kaikessa ammattimaisessa toiminnassa, suurimmat erot mitataan lopulta yksityiskohdissa. Osaaminen vie toki pitkälle, mutta kannattaahan sitä kunnon työvälineisiinkin panostaa.
Tehoa tarkastustyöhön, näppäryyttä dokumentointiin? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!