Tarkastitpa yhtä tai useampaa huoneistoa, tee se näin
Miten kiinteistön kunnosta pysyy kartalla, jos siellä käy vain harvoin? Valehteleeko silmät vai muisti, vai oliko tuo nyt niin tahraiselta näyttävä seinä ennen paljon puhtaampi? Entäpä lattialistojen kolhut, oliko niitä viime kerralla?
Huoneistojen kunnon tarkastaminen on urakka, joka kiinteistö- ja rakennusalan ammattilaisille tulee vastaan aina säännöllisin väliajoin. Prosessi voi syödä aikaa enemmän tai vähemmän, riippuen siitä, millaiset työvälineet tarkastajalla on mukanaan.
Tänä päivänä huoneiston ja huoneistojen tarkastus kannattaa tehdä tämän päivän välineillä. Nykypäivän ammattilainen voi tehdä tarkastuksen vaikkapa älypuhelimella tai tabletilla suoraan kohteessa ja saada koko raportin valmiiksi samalla, kun poistuu ulko-ovesta. Lisäksi mobiilisti täytettävä raportti on myös sisällöltään tarkempi ja selkeämpi. Ja vielä kun dokumentointisovellus osaltaan ohjaa koko prosessia, ei huolimattomuusvirheille oikeastaan jää tilaa.
Hyvä niin, koska huolimattomuus huoneistojen tarkastuksessa voi satuttaa lompakkoa kipeästi.
Mutta katsotaanpa sitten, miten tämä nykypäivän kiinteistöammattilaisen työkalu oikein toimii.
Näin näppärästi tarkastat yksittäisen huoneiston
Kupletin juoni on varsin simppeli: kaiva älypuhelin tai tabletti taskusta, avaa Infomaatti ja seuraa näitä ohjeita:
- Valitse projekti, johon haluat tehdä tarkastuksen ja valitse täytettäväksi Huoneiston tarkastus -raporttipohja.
- Täytä tarpeelliset tiedot – huoneistotunnus ja tarkastuskäynnille osallistujat – omiin valmiisiin kohtiinsa. Muut oleelliset tiedot tulevatkin automaattisesti raportille.
- Valitse pudotusvalikosta tarkastettava huone.
- Tarkasta huoneiston pintojen, listojen, ikkunoiden ja ovien kunto huone kerrallaan näppärästi asteikolla hyvä-tyydyttävä-huono. Halutessa tarkemmat kommentit voit kirjata myös tekstikenttään. Näpsi mukaan myös valokuvat ja piirrä kuviin tarkennukset, sillä ne ovat digitaalinen muistijälkesi.
- Täppäile lopuksi huoneistosta löytyvät varusteet, kalusteet sekä laitteet ja merkkaa, hyväksytäänkö niiden tarkastus. Näistäkin voi halutessaan ottaa valokuvat ja lisätä muut kommentit tekstikenttään.
Lopputuloksena saat näyttävän ja helpposelkoisen PDF-tiedoston, jota kelpaa näyttää kelle tahansa asiakkaalle ja jakaa vaikkapa vuokralaiselle heti tarkastuksen päätyttyä. Ja kelpaapa tuota raporttia selailla itsekin, kun miettii, kuinka helposti kaikki tarkastaminen lopulta tapahtuikaan.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Ai niin, täyttämisen helppous ei tietenkään lopu tähän, vaan on entistäkin kätevämpää jo heti seuraavalla tarkastuskerralla. Voit nimittäin kopioida tismalleen saman raportin seuraavan tarkastuksen pohjaksi.
”Entä jos minun täytyy tarkastaa monta huoneistoa samalla kertaa?”
Erinomainen kysymys! Vaikka useamman huoneiston tarkastaminen onkin huomattavasti isompi urakka, ei sen tulisi olla yhtään sen monimutkaisempaa tai hankalampaa. Eikä onneksi olekaan, sillä Infomaatin Huoneistojen tarkastus -ratkaisu auttaa laatimaan kattavamman kuntoraportin useammasta huoneistosta kerralla.
Koska tarkastettavia yksityiskohtia on tällä kertaa reippaasti enemmän, on raporttipohjakin siksi laajempi. Tästä huolimatta itse käyttäminen on erinomaisen helppoa ja joustavaa. Ja vaikka pohja todella onkin varsin kattava, sen muokkaaminen omiin tarkastustarpeisiin on tehty erittäin helpoksi – aina kun tulee vastaan erilaisia tarpeita ja tarkastuskertoja.
Jos siis oletusasetuksilla oleva raporttipohja vaatii mielestäsi vaikkapa jotain lisättävää tai poistettavaa, on muutoksia helppo tehdä itse. Ja yksi muokkauskerta riittää, joten voit käyttää muokkaamaasi peruspohjaa seuraavallakin tarkastuskerralla.
Mutta mennäänpä viimeinkin itse tarkastusvaiheeseen:
- Tehdään samoin kuin yksittäisen huoneiston tarkastuksessa: valitaan projekti, johon haluat tehdä tarkastuksen ja valitaan täytettäväksi Huoneistojen tarkastus -raporttipohja.
- Aloita tarkastus täyttämällä valmiisiin kenttiin oleelliset tiedot, kuten tarkastettavan kohteen tarkemmat tiedot, tilaajan tiedot ja tarkastajan nimen. Paina ”Tallenna”, jotta pääset lisäämään ensimmäisen huoneiston tietoja vihreän ”Luo uusi” -painikkeen kautta ja kirjaamalla huoneistotunnuksen.
- Tämän jälkeen voit täyttää tietoja huoneisto kerrallaan: valitset pudotusvalikosta tarkastettavan huoneen, jolloin näytölle tulee näkyviin selkeä tarkastuslista kyseiselle huoneelle.
- Sitten vain etenet huoneiston läpi huone kerrallaan ja valitset pudotusvalikosta kunkin tarkastettavan asian tai varusteen kunnon valitsemasi asteikon mukaan (hyvä-tyydyttävä-huono tai kuntoluokat 1-5). Tarvittaessa voit kirjata tarkastuskohdalle myös vapaita huomioita lausevarastoa hyödyntäen ja näpsiä mukaan valokuvat.
- Jatka työtä. Toistat vain kohdat 2-4 huoneisto kerrallaan, kunnes koko talo on käyty läpi.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Lopulta tämä massiivisen kattava, mutta lystikkään vaivattomasti täytetty huoneistojen tarkastusraportti on valmis. Lopputuloksena jälleen ulkonäöltään fiksu, ammattimainen ja raikas PDF-dokumentti, jossa jokaisen huoneiston kunto selviää selkeästä listauksesta.
Pienenä lisävinkkinä vielä muuten sellainen asia, että kuvallisella kansilehdellä ja kohdetta alustavalla johdantotekstillä lisäät raporttiin viimeisenkin silauksen ammattimaisuutta. Ja vaikka ammattilaisiahan tässä toki ollaan kaikki, on silti syytä muistaa, että raportin huoliteltu ulkoasu herättää lukijassa mielikuvaa viimeisen päälle särmästä ja luotettavasta kiinteistöalan toimijasta.
Tässäpä muuten vielä toinen lisävinkki, ettei unohdu:
Huoneistojen tarkastus -raporttiratkaisussa on myös tilasto-ominaisuus, jota hyödyntämällä saat raportista vieläkin enemmän irti. Tilastoilla nimittäin näkee, missä kaikissa huoneistoissa ja missä yksittäisissä huoneissa on asumisen tasoa heikentäviä puutteita tai muuta korjattavaa. Painat vain perustietojen muokkausnäkymässä ’Näytä tilastot’-valitsimen kyllä-asentoon ja valitset haluatko ehkä vielä nostaa esiin huoneistokohtaisesti vain huonon arvosanan saaneet kohdat. Näin Infomaatti luo puolestasi tilasto-osan raporttiin.
Eipähän tarvitse sitten jälkeenpäin arvailla, että oliko se nyt asunto A11 vai B13, jossa se keittiön vesihana vuoti kuin viimeistä päivää – sen kun vain vilkaisee listatuista tilastoista.
Näin nopeasti ja näppärästi yksittäisten huoneistojen tai kokonaisen taloyhtiön kaikkien huoneistojen tarkastukset harvemmin hoituvat.
Kokeile pois, ensimmäiset 21 päivää ovat maksuttomia!
T. Henri Hakasalo, 040 821 4273