Tuplasti tehoa tekniseen isännöintiin – ”tekniikka ratkaisee”

Teknisen isännöinnin työnkuvaa voi luonnehtia vähintäänkin monipuoliseksi. Yhteen työpäivään saattaa kuulua katselmuksia, asukkaiden kanssa asioimista, pienempien huoltohommien tilaamista, valvontaa ja kokouksia – eikä siinä vielä kaikki. Oma saagansa on myös töiden raportointi ja dokumentointi, joka niin ikään vie työajasta arvokkaita tunteja pois.

Onneksi tälle vuosituhannelle tultaessa raportointityö voi hoitua paitsi tehokkaammin myös mukavammin. Se, mikä ennen tehtiin Wordilla tai perinteisellä kynällä, paperilla ja taskukameralla, tehdään nyt älylaitteilla. Nykyaikaiseen raportointitapaan on ollut tyytyväinen ainakin STIOn eli Suomen Tekninen Isännöinti Oy:n (www.stio.fi) työnjohtaja Jake Niklander.

”Infomaattia käytetään meillä joka päivä. Se on niin helppokäyttöinen ja nopea työkalu oikeastaan kaikkea raportointia varten, mitä teknisen isännöinnin työssä tulee vastaan. Leikillä voisikin sanoa, että se on yksinkertainen työkalu yksinkertaisille ihmisille.”

– Jake Niklander, työnjohtaja, Suomen Tekninen Isännöinti Oy –

(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)

Pelkästään vedeneristeiden tarkastuksia STIO on dokumentoinut infomaatilla nelinumeroisen luvun verran.

Voisi väittää, että STIOlla puhutaan kokemuksen tuomalla vakuuttuneisuudella. Yhtiö on nimittäin käyttänyt Infomaatin mobiiliraportointia jo vuodesta 2016, ja siitä lähtien raportteja on kerääntynyt jo yli 11 000 kappaleen verran.

”Kun ryhdyimme tekemään dokumentointia Infomaatin ja mobiililaitteiden avulla, huomasimme todella pian, kuinka tehokasta se onkaan. Enää ei tarvitse käyttää puolta päivää kohdekäynneillä tehtyjen muistiinpanojen puhtaaksikirjoittamiseen, vaan kattavan raportin voi tehdä jopa suoraan kohteessa.”

– Jake Niklander, työnjohtaja, Suomen Tekninen Isännöinti Oy –

Eipä tuon raportoinnin sen vaikeampaa kannata ollakaan. Miksi puljata kynien, papereiden, taskukameran tai Wordin kanssa, kun asiat voi tehdä itselleen helpoksi?

”Helpottaa olemaan ammattilainen”

Kokeneena teknisenä isännöitsijänä Niklander tietää, kuinka arvokasta kustakin kohteesta laadittu kattava raportointi on ensinnäkin STIOlle itselleen, mutta myös heidän kumppaneilleen. Ja laadukkaasti tehty kattava raportointi on vielä sitäkin arvokkaampaa. Kun dokumentointi on visuaalisesti tyylikästä ja hyvin jäsenneltyä, ei selityksiä tai lukuohjeita tarvita.

”Teemme jokaisella kohdekäynnillä raportin tai muistion Infomaatin avulla. Raportit sisältävät aina tiedot siitä, mitä missäkin kohteessa on milloinkin tehty ja mitkä ovat omat suosituksemme jatkoa varten.”

– Jake Niklander, työnjohtaja, Suomen Tekninen Isännöinti Oy –

(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)

Sisällä tai ulkona. Dokumentointi pitää saada tehtyä helposti kumppaneita ja asiakkaita varten.

Laadukkaalla raportoinnilla tekninen isännöitsijä voi helpottaa esimerkiksi isännöitsijän työtä. Kun isännöitsijä on vaikkapa jonkin korjausurakan tiimoilta taloyhtiön hallitukseen yhdessä, saattaa yksi laadukas PDF-raportti riittää selittämään asioiden laidan myös osakkaille. Se on kuin syöttö lapaan.

”On niin paljon kätevämpää sekä laatia että esittää valokuvallinen, kattava raportti kohteesta sen sijaan, että jatkuvasti soiteltaisiin ja läheteltäisiin sähköposteja ristiin rastiin eri sidosryhmien kanssa. Se on paitsi parempi vaihtoehto asiakkaan kannalta myös tehokkaampaa palvelua meiltä.”

– Jake Niklander, työnjohtaja, Suomen Tekninen Isännöinti Oy –

Selkeänä hyötynä Niklander mainitsee myös aiemmin tehtyjen raporttien helpon löytämisen, kun sille tulee tarve. Hän kertoo saavansa ajoittain yhteydenottoja liittyen taloyhtiöihin, joissa on vuosien mittaan esimerkiksi vaihtunut isännöitsijä useampaan otteeseen.

”Uusi isännöitsijä kysyy minulta, että onko meillä tallessa joitain tiettyjä tarkastusraportteja jostain vuosien takaa. Ja aina voin vastata, että tietysti on, koska Infomaatissa kaikki yli 11 000 raporttiamme – ja tuostakin massasta juuri ne pyydetyt – löytyvät parilla klikkauksella. Varsinkin asiakaspalveluroolissa huomaa, että Infomaatti helpottaa olemaan ammattilainen.”

– Jake Niklander, työnjohtaja, Suomen Tekninen Isännöinti Oy –

Raportoinnissa säästetty aika kohentaa tuottavuutta

Moni asiakas on kehunut, että Infomaatin avulla voi saada päivään lisää tuottavia tunteja. Asiakaspalautteen perusteella mobiiliraportointi on tehostanut ajankäyttöä yleisesti noin kolmanneksella, kun vertaa vanhaan tapaan. Niklander kuitenkin puhuu myös tuottavuuden kasvusta ja lataa pöytään hurjempia numeroita.

”Parhaimmillaan tuottavuus on jopa kaksinkertaista vanhoihin raportointimenetelmiin verrattuna. Ja kun miettii, että jos haluaisi päästä vanhoilla menetelmillä Infomaatin kanssa samalle laatutasolle raportoinnissa, niin voidaan puhua vieläkin suuremmista lukemista.”

– Jake Niklander, työnjohtaja, Suomen Tekninen Isännöinti Oy –

Vaikka raportointi onkin tärkeää, on teknisen isännöitsijän varsinainen tuottava työ sitäkin tärkeämpää. Raportoinnissa voi toki säästää, mutta eikö säästöt kannata löytää laadun sijaan siihen käytetystä ajasta?

Vaatiiko raportointityökalut päivitystä? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!

T. Henri Hakasalo, 040 821 4273

Soita tai nakkaa meili, niin me autamme