Vaivaton raportointiratkaisu liikkuvan työn ammattilaiselle
Sähköisyys, digi ja nopeus – niitä on nykypäivä täynnä. Eikä ihmekään, kun etäyhteyksien ansiosta asiat toimivat tehokkaammin kuin koskaan ennen. Koko analoginen maailma hivuttautuukin pala palalta tehokkaampaan muotoon, automatisoituu ja nopeutuu. Kehityksen myötä kynä ja paperi saattavatkin pian vaikuttaa tulevaisuuden sukupolville yhtä antiikkisilta kapistuksilta kuin vaikkapa gramofoni ja ”savikiekot” nykyihmiselle.
Töiden tekemisessä muste ja pergamentti kuitenkin pitävät vielä pintaansa eri toimialojen pääasiallisena dokumentointi- ja raportointivälineistönä, vaikka vaivattomampiakin keinoja olisi tarjolla.
Vaivattomuuteen on toki osin siirrytty monessa kiinteistö- ja rakennusalan yrityksessä, kun käyttöön on otettu Infomaatin kaltaisia, nykyaikaisia, simppeleitä ja tehokkaita dokumentointityökaluja. Niillä nykyajan ammattilainen tekee raportin kuin raportin käden käänteessä.
Mobiilidokumentoinnilla helppoutta työhön
Onneksi hyvä kehitys teknologian käyttöönoton kanssa ei ole jäänyt vain yhden toimialan asiaksi. Vaikka Infomaattia on jo KIRA-alan ammattilaisten piirissä kiitelty hyvä tovi, on viime aikoina muuallakin huomattu mobiilidokumentoinnin tehokkuus. Viimeisimpien käyttöönottajien joukkoon kuuluu logistiikkapalveluita sekä kaikkea öljysäiliöihin liittyvää ammattiosaamista tarjoava iisalmelaisyritys SL-Trans Oy.
”Meillä on oikeastaan nämä kaksi päätoimialaa: on rahtitoimintaa Suomi–Ruotsi–Norja- akselilla ja sen lisäksi teemme lähes kaikkea liittyen öljysäiliöihin, öljysäiliöiden ja IBC- pakkausten VAK-määräaikaistarkastuksiin, säiliöiden korjauksiin, purkuihin, käytöstä poistoihin ja maastakaivuisiin.”
– Joonas Lappalainen, SL-Trans Oy, sl-trans.com, sailiopuhdistus.fi –
Lappalaisen kertoman mukaan Infomaatin mobiilidokumentointiratkaisu osui silmään kesällä 2021, kun SL-Transin toimistolla meinattiin hukkua paperivyöryyn.
”Rupesin miettimään, että kun papereita tulee kentältä toimistolle kymmeniä kappaleita viikon aikana ja ne pitäisi kaikki kirjoittaa puhtaaksi. Pakkohan tähän oli siis saada joku ratkaisu.”
– Joonas Lappalainen, SL-Trans Oy –
Infomaatti otettiin SL-Transilla lopullisesti käyttöön jo saman vuoden syksyllä. Ratkaisevana tekijänä oli helppouden ja näppäryyden lisäksi ennen kaikkea myös joustavuus ja mukautuvaisuus: Infomaatissa kun voi luoda myös itse juuri omaan tarpeeseen sopivat lomakkeet.
”Haluttiin, että kaikki meidän raporttimme menevät siistiin muotoon yhdelle ainoalle A4 sivulle. Infomaatti oli oikeastaan ainut kilpailuttamistamme ratkaisuista, joka pystyi sen toteuttamaan meille sopivalla tavalla.”
– Joonas Lappalainen, SL-Trans Oy –
Raporttien tekeminen on ollut ilmeisen mukavaa tähän saakka, sillä Lappalaisen suusta ei ole kuulunut poikittaista sanaa. Kiitosta hän antaa myös ratkaisun selkeydestä, josta on silkkaa hyötyä, kun työskentelee useiden projektien ja kohteiden kanssa päivittäin.
”Fiksu visuaalinen ilme ja loppuraportin selkeys ovat meille tärkeitä asioita. Asiakkaatkin pysyvät tyytyväisinä – ja uskon myös raporttien olevan selkeämpiä lukea pelastuslaitoksen toimesta – kun yhden raportin voi lukea yhdeltä sivulta.’’
– Joonas Lappalainen, SL-Trans Oy –
Vähemmän päänvaivaa, enemmän tehoa, tyytyväisempiä asiakkaita
Ihminen on tuhansien vuosien taitteessa keksinyt aina uusia työkaluja joko siksi että työ olisi helpompaa tai että sitä tarvitsisi tehdä vähemmän. Nykyaikaisilla työkaluilla vaiva vähenee myös raportoinnin kanssa.
”Infomaatti on meillä käytössä päivittäin, ja sen avulla aikaa säästyy jopa järkyttävän paljon. Vielä vuosi sitten käytin koko maanantain ja suuren osan tiistaista kentältä tulleiden tarkastuspöytäkirjojen puhtaaksikirjoittamiseen. Nykyään tuon kaiken voi tehdä suoraan kentällä, ja toimiston päässä voidaan tarkastaa nopeasti, että kaikki on varmasti reilassa – ja tarvittaessa täydentää raportteihin joitain yksityiskohtia, jos jotain puuttuu.”
– Joonas Lappalainen, SL-Trans Oy –
SL-Transilla on huomattu Infomaatista myös sinänsä raportointiin kuulumattomia hyötyjä. Urakoiden laskuttaminen on nimittäin selkeytynyt, helpottunut ja nopeutunut aiemmasta. Lappalainen kertookin, että kaikessa toiminnassa juuri selkeys on lisääntynyt.
”Nykyään säästämme äärettömän monta työvaihetta, ja kentällä tehtävät työt pysyvät samalla aikaa selkeänä myös työnjohdolle. Infomaatin tuottama selkeys on juuri yksi tärkeimmistä asioista meille. Näin pysymme jatkuvasti ajan tasalla – ja säästämme samalla hermoja.”
– Joonas Lappalainen, SL-Trans Oy –
Vaikka Lappalainen ei toivokaan kilpailijoille liikaa menestystä, antaa hän silti vinkin ja suosittelee kokeilemaan mobiilidokumentoinnin työkalua, vaikkapa juuri Infomaattia.
”Infomaatti sopii valtavan hyvin sellaiseen työhön, jossa liikutaan paljon paikasta toiseen ja jossa tehdään yksityiskohtaisia, kuvallisiakin raportteja, jotka meidän tapauksessamme ovat öljysäiliöihin liittyviä töitä. Raportteja on myös helppo jakaa asiakkaille ja muille sidosryhmille heti kentältä. Toiminta on siis monellakin tapaa tehokasta ja on myös nopeampaa asiakkaan näkökulmasta.”
– Joonas Lappalainen, SL-Trans Oy –
Vaikuttaisi siltä, että mobiilidokumentointi on vahvasti tätä päivää – oli toimiala mikä tahansa.
T. Henri Hakasalo, 040 821 4273