Valmiit raporttipohjat: näin raportointi lähtee käyntiin samana päivänä
Uuden raportointiohjelman käyttöönotto pysähtyy usein samaan kohtaan. Ohjelma on valittu, tunnukset luotu ja into tallella. Sitten huomaat, että ennen ensimmäistä raporttia pitäisi rakentaa pohja: mitä kenttiä tarvitaan, missä järjestyksessä, miten havainnot kuitataan ja miten kuvat istuvat dokumenttiin. Tässä kohtaa moni työnjohtaja, urakoitsija ja valvoja siirtää koko homman ensi viikkoon. Ensi viikko siirtää sen taas seuraavaan.
Käyttöönoton nopeus ratkeaa siinä, kuinka pian teet ensimmäisen oikean raportin. Valmis raporttipohja lyhentää tuon matkan minimiin.
Tyhjä raporttipohja hidastaa juuri väärällä hetkellä
Tyhjästä aloittaminen kuulostaa joustavalta, mutta se siirtää työn väärään kohtaan. Ensimmäinen tarkastus tai työmaapäivä pitäisi dokumentoida, ja sen sijaan istut miettimässä lomakkeen rakennetta. Mikä kenttä tulee ensin, tarvitsevatko poikkeamat oman kohtansa, entä allekirjoitukset. Päätökset ovat pieniä, mutta ilman mallia ne syövät yllättävän paljon aikaa.
Hankalampi seuraus tulee myöhemmin. Kun jokainen rakentaa pohjansa itse, raportteja syntyy yhtä monta erilaista kuin tekijää. Yksi jättää aikaleiman pois, toinen nimeää kentät omalla tavallaan, kolmannelta unohtuu kohta, joka takuuaikana ratkaisisi vastuukysymyksen. Virheet seuraavat keskeneräisestä pohjasta, joka syntyy kiireessä oikean työn rinnalla.
Valmis pohja vie ensimmäiseen raporttiin heti
Valmis raporttipohja kääntää järjestyksen oikein päin. Avaat ohjelman, valitset sopivan pohjan ja teet ensimmäisen raportin heti kohteessa. Infomaatissa pohjia on satoja valmiina yleisimpiin tarpeisiin: TR-mittaus, MVR-mittaus, käyttöönottotarkastus, valvontapöytäkirja, työmaapäiväkirja sekä vika- ja puutelista. Valitset projektin, valitset raportin, täytät tiedot ja tallennat. Määrittely on tehty etukäteen, joten ensimmäinen tarkastuskierros menee dokumentointiin lomakkeen suunnittelun sijaan.
Tällä on suora vaikutus siihen, milloin hyöty alkaa kertyä. Kun raportointi käynnistyy ensimmäisestä päivästä, ajansäästö ja selkeämpi dokumentaatio näkyvät heti. Sama koskee rahan kiertoa: nopeampi kenttäraportointi nopeuttaa laskutusta. Mitä aiemmin ensimmäinen raportti valmistuu, sitä aiemmin koko ketju toimii.
Sama pohja yhtenäistää raportit ja taipuu omiin tarpeisiin
Valmis pohja tekee muutakin kuin nopeuttaa alkua. Se pitää raportit samannäköisinä tekijästä riippumatta. Kun TR-mittaus, käyttöönottotarkastus, mittauspöytäkirja tai työmaapäiväkirja täytetään aina samalle pohjalle, asiakas ja seuraava lukija saavat joka kerta saman selkeän rakenteen. Yhtenäinen raportti on helpompi lukea, helpompi arkistoida ja helpompi käyttää todisteena, kun jokin asia pitää myöhemmin todentaa.
Valmis pohja joustaa silti tarpeen mukaan. Useimmat tilanteet hoituvat vakiopohjilla, ja loput raporttipohjat muokkaat omaan työhösi sopiviksi lomake-editorilla: lisäät kentän, jota oman alasi tarkastus vaatii, tai poistat kohdan, jota et käytä. Muokatessasi rakennat samalla sekä täyttönäkymän että valmiin PDF-raportin ulkoasun, joten pohja taipuu tarpeisiisi ilman erillistä työvaihetta. Alkuun pääset heti valmiilla pohjalla, ja oma malli kehittyy työn myötä sen päälle.
Hyöty kasvaa jokaisen raportin myötä
Raportoinnin uudistus kaatuu niihin ensimmäisiin minuutteihin, jotka kuluisivat rakenteen kasaamiseen ennen ensimmäistä raporttia. Valmis pohja poistaa tuon hetken, ja työ alkaa samana päivänä kuin päätös tehtiin.
Suurin hyöty näkyy kuitenkin vasta toistossa. Ensimmäisen raportin jälkeen jokainen seuraava syntyy samalla rakenteella yhtä nopeasti, ja tieto kertyy vertailukelpoisena heti alusta. Näin tilastot ja seuranta rakentuvat raporttien päälle ilman erillistä siivousta, ja dokumentaatio alkaa tuottaa tietoa, jolla työtä voi johtaa. Nopea ensimmäinen raportti on näkyvä voitto. Yhtenäinen pohja kantaa pidemmälle.
Ota yhteyttä, niin katsotaan löytyykö yli 200 lomakepohjan valikoimasta teillekin jotain sopivaa.