Dokumentointi vähentää reklamaatioita ja helpottaa epäselvien tilanteiden selvittelyä
Rakennustyömaalla sovitaan päivittäin asioista, jotka vaikuttavat työn etenemiseen, kustannuksiin ja vastuisiin. Useimmiten yhteisymmärrys löytyy nopeasti ja työt jatkuvat. Ongelmat alkavat vasta myöhemmin, kun pitäisi selvittää, mitä tarkalleen sovittiin, kuka päätöksen hyväksyi ja mitä se maksoi. Siksi työmaan dokumentointi on myös oikeusturvaa.
Selvittely alkaa siitä, mitä jäi kirjaamatta
Aliurakoitsija soittaa kesken asennustyön. Teräspalkin laippa on eri kohdassa kuin piirustuksessa, eikä suunnitelman mukainen kiinnitys onnistu. Hän ehdottaa toista ratkaisua, ja koska valvoja on samaan aikaan työmaalla, käytte katsomassa tilanteen yhdessä. Ratkaisu kelpaa molemmille ja työ jatkuu.
Kolme kuukautta myöhemmin laskutat muutostyön. Tilaaja kysyy, kuka työn tilasi ja millä perusteella. Muistat keskustelun hyvin ja senkin, että valvoja sanoi kyllä. Molemmat merkitsivät asian muistiin, mutta hinnasta ei kummankaan papereista löydy sanaakaan.
Sovittu asia jää kirjaamatta useammin kuin havainto
Havaintojen kirjaamiseen on työmailla vakiintuneet tavat. Kirjaat halkeaman valvontapöytäkirjaan ja merkitset sijainnin, laajuuden ja toimenpiteen, kosteuslukemalle on oma pöytäkirjansa ja viat menevät puutelistaan. Lomake muistuttaa, mitä siihen kuuluu.
Sopimiselle ei ole samaa rutiinia, vaikka päätös koskee rahaa. Valvoja hyväksyy poikkeavan ratkaisun kesken työvaiheen. Tilaajan edustaja tilaa lisätyön työmaakierroksella ja jatkaa matkaa seuraavaan kohteeseen. Kummassakaan tilanteessa kukaan ei avaa lomaketta.
Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998) käsittelevät lisä- ja muutostöiden menettelyjä sekä niiden vaikutuksia urakkahintaan. Siksi sopiminen ja päätösten dokumentointi kannattaa hoitaa kirjallisesti ennen työn aloittamista. Suullinen hyväksyntä tuntuu työmaalla riittävältä, mutta sen sisältöä on jälkikäteen vaikea osoittaa, ja erimielisyyksissä vaateita on menetetty juuri tästä syystä silloinkin, kun itse työn tekemisestä ei ollut kiistaa.
Kaksi kirjausta samasta hetkestä pitkittää selvittelyä
Puuttuva kirjaus on tuttu ongelma. Harvemmin puhutaan siitä, mitä tapahtuu, kun kirjauksia on kaksi.
Merkitset työmaapäiväkirjaan: sovittu vaihtoehtoinen kiinnitys. Valvoja kirjaa oman muistionsa omalla tavallaan: kiinnitystapa hyväksytty, kustannusvaikutus tarkistetaan erikseen. Valvoja kirjaa oman muistionsa omalla tavallaan: kiinnitystapa hyväksytty, kustannusvaikutus tarkistetaan erikseen. Kumpikin teksti pitää paikkansa sen mielestä, joka sen kirjoitti, ja niissä on eri käsitys siitä, mitä hyväksyntä kattoi.
Erimielisyys koskee nyt sitä, kumpi merkintä vastaa parhaiten sovittua. Valvoja luottaa omaansa, koska hän kirjasi sen tuoreeltaan ja omasta näkökulmastaan oikein. Sinulla on täsmälleen sama peruste, joten neuvottelu ei etene askeltakaan kummankaan aineiston avulla.
Tästä on pitkä matka reklamaatioon, ja suurin osa vastaavista tilanteista ei koskaan sinne päädy. Ne ratkotaan puhelimessa ja sähköpostissa sitä mukaa kun tilaaja kysyy, ja aikaa kuluu joka kerta useammalta ihmiseltä. Selvittelyyn menevä työaika ei näy tarjouksessa eikä projektin kustannuksissa, joten kukaan ei laske sitä.
Osa kysymyksistä johtaa myöhemmin reklamaatioon. Kun vastaus viipyy ja jää epämääräiseksi, tilaaja alkaa varmuuden vuoksi koota omaa aineistoaan, ja seuraavan kysymyksen sävy on jo toinen.
Sopimiselle on oma lomake samassa projektissa
Erimielisyys jää syntymättä, kun päätöksestä on yksi dokumentti ja molemmat lukevat sen ennen kuin työ jatkuu.
Infomaatin valmiissa lomakepohjissa on lisä- ja muutostyötarjous, ja samalta listalta löytyvät pienurakkasopimus ja työmääräin laskutustyö. Täytät ne samalla puhelimella ja saman projektin alle kuin valvontapöytäkirjan. Osallistujat-osioon kirjaat nimen, roolin ja yrityksen, ja lisäät omiin tietoihisi tallennetun allekirjoituksen yhdellä klikkauksella tai piirrät sen näytölle. Hyväksyjä on siis siinä dokumentissa, jossa päätöskin on.
Lähetät raportin valvojalle luettavaksi tai täytettäväksi ilman, että hän luo tunnuksia, ja seuraajaksi merkityt saavat siitä ilmoituksen. Jos hänen käsityksensä hyväksynnän laajuudesta poikkeaa sinun käsityksestäsi, se selviää saman päivän aikana. Liität mukaan kuvan siitä, mihin kohtaan päätös kohdistui, joten laajuudesta ei tarvitse myöhemmin väitellä sanojen varassa.
Kun asiaa kysytään kolmen kuukauden kuluttua, löydät dokumentin kohteen nimellä samasta paikasta kuin havainnot ja kuvat. Silloin korostuu myös se, miksi historiatiedon pitää löytyä nopeasti.
Dokumentin arvo ratkeaa siitä, kuka on lukenut sen
Dokumentointi mielletään todisteeksi jälkikäteen, eli aineistoksi, josta etsit vastauksen sitten kun joku kysyy. Sillä mittarilla hyvä dokumentaatio on kattava ja järjestyksessä, ja sitä kertyy koko urakan ajan.
Toinen mittari on se, kuinka moni on lukenut merkinnän. Kattavinkin arkisto tuottaa erimielisyyksiä, jos jokainen osapuoli on kirjannut omansa eikä kukaan ole nähnyt toisen tekstiä. Yksi jaettu merkintä painaa enemmän kuin kaksi kattavaa, koska se kertoo mitä osapuolet ymmärsivät sopineensa, eikä vain sitä, mitä kukin muistaa.
Käy läpi kuluneen viikon päätökset ja laske, moniko niistä on sellaisessa muodossa, että toinen osapuoli on ne lukenut. Loput odottavat sitä hetkeä, jona joku kysyy.
Jos haluat nähdä, miltä sopiminen näyttää samassa raportissa havaintojen kanssa, pyydä meiltä esittely tai ota Infomaatti kokeiluun.
Haluatko varmistaa, että työmaalla sovitut asiat, päätökset ja vastuut pysyvät selkeinä myös jälkikäteen?
Kokeile Infomaattia veloituksetta 21 päivän ajan tai pyydä esittely.