Hyvä työmaapäiväkirja tekee työnjohtajan työstä helpompaa
Työmaapäiväkirja täytetään usein viimeisenä illalla, kun varsinainen työ on jo tehty. Se kuitataan velvoitteena ja unohdetaan siihen asti kunnes joku kysyy mitä viikko sitten tapahtui. Sama kirjaus antaa kuitenkin paljon enemmän, kun sen tekee heti työn ohessa. Hyvin pidetty työmaapäiväkirja näyttää työnjohtajalle missä mennään, ja pitää tiedon liikeellä eri tekijöiden välillä. Ero syntyy siitä mitä päiväkirjaan kirjataan ja milloin.
Pakollisesta kirjauksesta työnjohdon tilannekuvaksi
Työmaapäiväkirja on monelle ennen kaikkea velvoite. Rakennusurakan sopimusehdot vaativat sen, että työmaapäiväkirjan pitämisestä vastuu on vastaavalla työnjohtajalla, ja valvoja kuittaa sen tiedoksi. Kun jokin tehdään muodon vuoksi, se tehdään nopeasti pois alta ja päiväkirjasta tulee illan viimeinen rasti, johon kirjataan sen verran kuin on pakko.
Tämä on menetetty mahdollisuus sillä sama kirjaus on työnjohdolle yksi tärkeimmistä tilannetyökaluista. Kun päivän tapahtumat ovat ajan tasalla, näet yhdellä silmäyksellä mikä eteni, mikä takkuaa ja mitä huomenna pitää järjestää. Päiväkirja kertoo aamulla mihin edellinen vuoro jäi, joten työ jatkuu ilman erillistä soittokierrosta. Useamman toimijan työmaalla tästä tulee arvokasta: havainnot ja sovitut asiat ovat yhdessä paikassa, tieto siirtyy tekijältä toiselle ilman erillistä metsästystä.
Hyvä päiväkirja tallentaa sen mikä ratkaisee myöhemmin
Päiväkirjan arvo ratkeaa sisällössä. Merkintä ”tehtiin perustustöitä” täyttää velvoitteen ja hukkuu massaan välittömästi. Hyödyllinen kirjaus tallentaa sen mikä voi nousta esiin viikkojen tai kuukausien päästä: tehdyt työvaiheet, viivästykset ja niiden syyt, sovitut muutostyöt, sää ja olosuhteet sekä muiden osapuolten huomautukset. Kuva ja havainto kannattaa kiinnittää samaan merkintään, jotta tilanne pysyy ymmärrettävänä myös sen lukijalle.
Erityisesti muutostyöt ja poikkeamat ansaitsevat tarkan kirjauksen. Juuri niistä syntyy kysymyksiä koskien aikataulua kustannuksia ja kenen vastuulla mikäkin oli. Kun ne on kirjattu päivämäärineen ja kuvineen jo tapahtumahetkellä, päiväkirja toimii samalla jäljitettävänä todisteena siitä mitä sovittiin ja mitä tehtiin. Tätä puolta avasimme tarkemmin tekstissä koskien dokumentointia ja oikeusturvaa.
Paras hetki kirjaukselle on heti kohteessa
Sisältö ratkaisee, mutta ajoitus ratkaisee melkein yhtä paljon. Kun kirjaat tapahtuman silloin, kun se on tuoreena mielessä, merkintä on tarkka ja totuudenmukainen. Jälkikäteen koottu päiväkirja kertoo mitä luulet tapahtuneen. Päivänmittaan täytetty kertoo mitä tapahtui.
Tämä toteutuu, kun kirjaaminen kulkee mukana työssä. Kun täytät päiväkirjaa Infomaatilla suoraan työmaalla puhelimesta, kuva tallentuu oikean päivän kohdalle ja päivän tapahtumat ovat tallessa ennen kuin lähdet kohteesta. Päiväkirja valmistuu vähän kerrallaan osana päivää ja pysyy kevyenä. Samalla tieto on heti yhdessä paikassa muiden projektin asiakirjojen kanssa.
Päiväkirjasta tulee koko projektin muisti
Yksittäinen merkintä auttaa vähän, mutta koko projektin ajalta kertyneet merkinnät auttavat paljon: niistä muodostuu projektin muisti. Se vastaa kysymykseen missä mennään tänään, ja yhtä lailla kysymykseen mitä tapahtui kolme kuukautta sitten. Mitä johdonmukaisemmin päiväkirjaa on pidetty, sitä luotettavammin se kertoo koko hankkeen tarinan ilman, että kenenkään tarvitsee muistella. Tässä on työmaapäiväkirjan paras puoli
Työmaapäiväkirjan täyttäminen on joka tapauksessa tehtävä, joten sen kääntäminen hyödyksi maksaa vain hyvän kirjaustavan verran. Lisävaiva on pieni, ja vastineeksi työnjohto saa selkeämmän tilannekuvan heti tänään ja valmiin vastauksen sinä päivänä, kun joku kysyy. Velvoite, jonka tekee hyvin, alkaa tehdä työtä sinun puolestasi.
Onko nuppi jumissa paperisten työmaapäiväkirjojen kanssa? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!