Työmaan dokumentointi on oikeusturvaa
Takuuaikana ilmenee kosteusvaurio. Valvoja soittaa ja kysyy, missä kunnossa rakenne oli luovutuksessa ja mitä siitä silloin kirjattiin. Sinulla on tähän tasan yksi vastaus: se, mitä työn aikana dokumentoitiin. Jos kohteesta löytyy selkeä raportti, jossa kuva, havainto ja päivämäärä ovat samassa kohdassa, asia selviää muutamassa minuutissa. Jos tieto on hajallaan puhelimissa ja muistin varassa, edessä on selvittely, jonka lopputulosta kukaan ei lupaa.
Dokumentoinnista puhutaan yleensä ajansäästönä ja arjen sujuvuutena. Totta, mutta se on puolikas kuva. Toinen puoli on oikeusturva. Sinä päivänä, kun joku kysyy mitä tehtiin ja milloin, dokumentointi vastaa puolestasi. Ja vastauksen on pidettävä paikkansa.
Vastuukysymyksessä pitää pystyä osoittamaan
Reklamaatiossa ja vastuukiistassa pätee yksi epäreilu sääntö: vahvoilla on se osapuoli, joka pystyy osoittamaan tilanteen ensin ja selvästi. Kun dokumentaatiosi on kunnossa, sinä olet se osapuoli. Aikaleimat ja kuvat näyttävät, mitä tehtiin ja milloin, joten näkemyksesi ei jää sanan varaan.
Kun tieto puuttuu, ratkaisu syntyy silti. Se vain syntyy arvioiden varassa, ja useammin tappioksesi kuin eduksesi. Dokumentoinnin laatu päättää, kummalla puolella tätä rajaa seisot.
Useimmiten tieto on kyllä kerätty. Se vain kirjattiin puutteellisesti tai löytyi liian myöhään. Päivämäärä puuttuu. Kuva otettiin, mutta sitä ei liitetty mihinkään. Havainto jäi jonkun muistiin. Kun tällainen tieto pitäisi kaivaa esiin juuri kiistan hetkellä, sen arvo on jo laskenut. Viikon etsinnän jälkeen löytyvä tieto ei auta päätöksessä, joka piti tehdä eilen.
Jäljitettävyys on tärkeää
Oikeusturvasi lepää dokumenttien jäljitettävyyden varassa. Jäljitettävä raportti vastaa kysymykseen, joka esitetään kuukausia tai vuosia myöhemmin: mitä työvaihetta tehtiin, kuka sen teki, milloin ja mitä siinä havaittiin.
Todistusvoima syntyy, kun kolme asiaa ovat samassa kohdassa. Kuva näyttää rakenteen. Kirjattu havainto kertoo sen kunnon. Aikaleima sitoo molemmat hetkeen. Yksin kukin näistä jää irralliseksi. Yhdessä ne muodostavat ketjun, joka kestää tarkastelun, eikä raportti enää nojaa siihen, että joku muistaa oikein.
Tämä on helpointa silloin, kun merkintä tehdään heti kohteessa. Kun kuva liitetään havaintoon siinä hetkessä kun se otetaan, aikaleima tulee mukaan itsestään ja asettelu on valmis jo kohteessa. Infomaatin raporttipohjassa kuva, havainto ja aikaleima kiinnittyvät samaan kohtaan jo kentällä, joten työn ohessa syntyvä dokumentti kelpaa todisteeksi ilman erillistä viimeistelyä.
Kentällä syntyvän raportin etu on tarkkuus. Mitä lähempänä kirjaaminen on itse työtä, sitä vähemmän väliin jää tulkintaa ja muistinvaraista täydennystä. Jälkikäteen koottu raportti on aina rekonstruktio. Kohteessa syntynyt raportti on tallenne.
Yhtenäinen kirjaustapa pitää koko työmaan samalla kartalla
Oma oikeusturva on yksi asia. Koko työmaan oikeusturva on toinen, ja se ratkeaa yhtenäisessä tavassa kirjata.
Kun jokainen kirjaa omalla tyylillään, jokainen raportti pitää tulkita erikseen. Yhdellä työnjohtajalla havainnot ovat kuvateksteissä, toisella viestiketjussa, kolmannella pelkästään päässä. Epäselvät tilanteet syntyvät juuri näistä eroista. Kaikki kertovat oman näkemyksen, mutta kukaan ei pysty osoittamaan asiaa samalla tavalla. Yhtenäinen pohja poistaa tämän: kun kaikki kirjaavat saman rakenteen mukaan, raportit ovat vertailukelpoisia ja yhdellä silmäyksellä näkee, mitä on tehty ja mitä puuttuu.
Sama yhtenäisyys selkeyttää tilaajan ja urakoitsijan yhteistyötä. Kun molemmat katsovat samaa dokumentaatiota samassa muodossa, keskustelu pysyy itse asiassa. Molemmilla on sama lähtötieto, joten energia menee ratkaisuun. Projektipankki, jossa kohteen asiakirjat, piirustukset, raportit, kuvat ja merkinnät ovat yhdessä näkymässä, antaa molemmille saman lähtötiedon. Tilaaja näkee etenemisen ilman erillistä kyselyä, ja sinä osoitat tehdyn työn ilman, että tieto pitää koota uudelleen jokaista kysymystä varten.
Johdonmukainen raportointi rakentaa myös luottamusta. Se viestii tilaajalle, että työ on hallinnassa ja että sen voi tarvittaessa todentaa. Se on ammattimaisuuden merkki, joka näkyy ulospäin jo ennen kuin yhtäkään kiistaa syntyy.
Dokumentointi on vakuutus, jota et toivo tarvitsevasi
Suurin osa raporteista ei päädy koskaan reklamaation tai vastuukiistan keskelle. Juuri siksi dokumentoinnin todistusarvo unohtuu kiireessä. Ja juuri siksi se kannattaa rakentaa kuntoon silloin, kun mikään ei ole vielä pielessä. Vakuutusta ei oteta sinä päivänä, kun vahinko on jo sattunut.
Hyvä uutinen on, että tämä vakuutus syntyy itse työn ohessa. Kun kuva, havainto ja aikaleima tallentuvat samaan raporttiin jo kohteessa, ja kun koko työmaa kirjaa saman tavan mukaan, jäljitettävyys syntyy sivutuotteena hyvin tehdystä työstä. Sinä päivänä, kun joku kysyy mitä tehtiin ja milloin, vastaus on jo valmiina. Ja silloin sinä olet vahvoilla.
Infomaatin avulla varmistat, että dokumentaatio turvaa tarpeen tullen selustanne. Kokeile ilmaiseksi 21 päivän ajan!