10 dokumentointityökalua, joita KIRA-alan ammattilaisen ei kannata sivuuttaa

Selvitimme käyttötilastojemme perusteella 10 suosituinta Infomaatti Mobiilidokumentointi -järjestelmän raportointiratkaisua, joilla kiinteistö- ja rakennusalan ammattilaiset työtään helpottavat.

Kaikki on nykyään digitaalista ja kämmenen ulottuvilla. Niin myös rakentamisen valvonta, urakoiden raportointi ja vaikkapa asuntokauppojen yhteydessä tehtävät tarkistukset.

Raportointi kuitenkin vie monesti aikaa enemmän kuin olisi tarpeen. Onneksi nykyään pääsee helpommalla, sillä raportoinnin voi hoitaa vaikkapa älypuhelimella suoraan kohteessa.

Nykyajan kiinteistöalan ammattilaisen kannattaakin tehostaa – ja samalla mukavoittaa – omaa työtään ottamalla käyttöön nykyaikaiset työkalut. Listasimme tilastojemme perusteella 10 eniten käytettyä mobiilidokumentoinnin työkalua, joista alan ammattilaiset ovat meitä kiitelleet.

Listauksen työkaluilla käyttäjämme tietenkin säästävät aikaa (joka kolmas käyttäjä säästänyt yli 50% dokumentoinnissa Infomaatilla) ja parantavat dokumentoinnin laatua, mutta poimimme mukaan jokaisesta ratkaisusta pari muutakin sen olennaista hyötyä.

10. Ilmanvaihdon puhdistus- ja mittauspöytäkirja

Nuohoojan ja ilmanvaihtotöitä tekevän ammattilaisen varma valinta. Tämän ratkaisun avulla on mahdollista laatia asiakkaalle käden käänteessä dokumentit ilmanvaihdon tilasta. Samalla työkalulla hoituu sekä puhdistus- että mittauspöytäkirja tarvittaessa yhteen selkeään raporttiin.

Kuinka simppeliä tämän käyttäminen sitten onkaan? Käsittelemme tätä aiemmassa blogitekstissämme.

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt:

Sisäänrakennettu automaatio nopeuttaa raportin laatimista. Esimerkiksi suunnittelun ja mitatun ilmamäärän erotus venttiileittäin ja koontilaskenta (tulo- ja poistoilma, alipaine-%) tehdään automaattisesti.

9. Vauriotarkastusraportti

Kerrostalon kattohuoneistossa on väliaikaisesti nukahdettu lattialavuaarin päälle, ja vettä on päässyt valumaan alempiin huoneistoihin reippaasti. Tilanne vaatii siis vauriotarkastusta useammassa kämpässä.

Yksi raportti riittää, nimittäin Infomaatin ratkaisussa kaikki tarkastettavien huoneistojen, rakennuksen osien ja niiden alaisten tilojen oleelliset tiedot voidaan niputtaa saman raportin alle.

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt: 

Taipuu myös ihan tavalliseksi tarkastusraportiksi, ilman vaurioita. Näppärä syöttää erilaiset kosteusmittausarvot. Laskee pinta-alan ja piirin automaattisesti.

8. Asbestikartoitusraportti

Vanhaa ”ihmeainetta” on seinien sisällä jopa miljoonissa asunnoissa, joten ennen vuotta 1994 rakennetuissa rakennuksissa täytyy aina tehdä asbestikartoitus – oli kyseessä mikä tahansa remontti- tai purkutyö.

Purkutöiden tekijöillä ja haitta-ainekartoittajilla riittää siis raportoitavaa vielä hamaan tulevaisuuteen. Onneksi aikaa ja hermoja voi säästää mobiilidokumentoinnin avulla.

Lue myös aiempi blogitekstimme asbestikartoituksesta!

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt:

Taipuu sekä keveämpiin että raskaampiin kartoituksiin joustavasti ja nopeasti tuottaen vaivattomasti siistin kartoitusdokumentin. Mahdollistaa integraation Asbesti- ja haitta-ainelaboratorio AHA-LAB Oy:n kanssa.

7. Käyttöönottotarkastuspöytäkirja

Sähköasentajan ja -urakoitsijan työ helpottuu, kun pääpiirteiltään toistuvaa dokumentointia voi käyttää uudelleen seuraavissakin asennuskohteissa – vain pieniä muutoksia tehden. Varsinkin sähköalan ammattilaisen kannattaa käyttää nykyaikaisia, sähköisiä raportointityökaluja!

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt: 

Virallinen sähköasennuksen tarkastusblanketti digimuskeleilla.  Esimerkiksi usean rivin lisääminen olennaisiin kohtiin ja tehdyn tarkastusraportin kopiointi uuden pohjaksi vaikkapa linjasaneerauskohteissa.

6. Huoneiston tarkastus

Pelastus isännöitsijän, kiinteistönhuollon ja vuokra-asuntoja hallinnoivien yhtiöiden arkeen. Luo raportteja asuntojen luovutus- ja vastaanottokunnosta, varusteista, kalusteista ja laitteista. Tarkastus hoituu käden käänteessä. Lue lisää aiemmasta blogitekstistämme!

Tämän ratkaisun paras hyöty: 

”Täältähän löytyi edellinen A2:een tehty tarkastus.  Kopioinpas sen tämän tarkastuksen pohjaksi, niin voin verrata nykytilannetta aiempaan. Juhla Mokkaakin ehdin juoda enemmän.”

5. Asuntokaupan kuntotarkastus

Tiedossa laajempi kuntotarkastus tai vain kevyempi pintakosteustarkastus? Molemmat onnistuvat. Asuntokaupan kuntotarkastaminen voi monesti olla työläs prosessi, joten kaikki työtä nopeuttava ja helpottava apu on havaittu tarpeelliseksi.

Mobiilidokumentoinnilla ainakin säästää aikaa ja myös tarkastuspohjat on rakennettu valmiiksi! Lue aiemmasta blogitekstistämme, miten näppärää se tarkastaminen lopulta on!

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt: 

Täppää havainto oleelliseksi, jolloin se poimitaan automaattisesti raportin yhteenveto-osaan. Lausevarasto-toiminnon avulla voit käyttää usein samoissa yhteyksissä käytettyjä lauseita uudelleen.

4. Vedeneristeiden tarkastuskortti

Varmista luotettava ja kattava raportointi märkätiloissa tehdyistä töistä tällä ratkaisulla. Vedeneristeiden tarkastuskortin tekeminen Infomaatilla on näppärää jo sellaisenaan, mutta voit myös nopeuttaa tekemistä edelleen lisäämällä pohjaan tiedot kohteissa käytettävistä tuotteista, paksuusvaatimuksista, sertifikaateista ja monesta muustakin asiasta. Täytön kätevyys on käyttäjän omissa käsissä!

Aiemmassa blogitekstissämme eräs asiakas kertoo säästävänsä jopa puolet aiemmin vedeneristeiden tarkastamiseen käytetystä työajasta.

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt: 

Lisää halutessa pohjaan vedeneristystuotteet ja -pohjusteet, jotta toistuva kirjoitustyö saadaan minimoitua.  Kopio edellisen tilan tarkastus uuden pohjaksi.

3. Valvontapöytäkirja

Tämä ratkaisu on varsinainen rakennusvalvojien, urakoiden työnjohdon sekä teknisten isännöitsijöiden oikea käsi. Se on koko valvontatyö yksissä kansissa, simppelisti.

Valvontapöytäkirja on se yksi kattava raportti, joka sisältää monta muuta pienempää raporttia.

Tallennetuilla, usein käytetyillä lauseilla voit nopeuttaa valvontatyötä entisestään, ja panostaa säästetyn ajan vaikka uusien asiakkaiden hankkimiseen!

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt: 

Yksinkertaisesti tarkoituksenmukainen työkalu, kun tarpeena on luoda useat katselmukset/työmaakäynnit sisältävä dokumentti.  Lausevarastotoiminnolla saat automatisoitua pitkienkin toistuvien vakiolauseiden syöttämistä.

2. Virhe- ja puutelista

Työmailla listaillaan ylös virheitä ja puutteita joka päivä. Ei siis ole mikään ihme, että niitä varten tehty raporttiratkaisu on listauksen kärkikahinoissa!

Virheiden ja puutteiden listaaminen on työmailla niin oleellista, ettei se yksinkertaisesti saa olla hankalaa. Mobiilisti tehdyllä virhe- ja puutelistalla loistava lisä on myös se, että havaitut virheet ja puutteet saa lopussa kootusti selville selkeänä listana, huonekohtaisesti. Tarkempaan käytännön esimerkkiin voi tutustua aiemmassa blogitekstissämme!

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt: 

Käyttöliittymässä näppäriä toimintoja nopeuttamassa havaintojen kirjaamista. Lisäksi voit jakaa virhe- ja puutelistat muokattavaksi tai kuitattavaksi niillekin osapuolille, joilla ei ole Infomaattia käytössä.

1. Vapaa muistio

Aiempaan blogitekstiimme viitaten: jopa 30% työmaiden raporteista tehdään näin. Näin ollen suosituimmasta mobiilidokumentoinnin ratkaisusta ei ole epäselvyyttä.

Vapaa muistio on juuri sitä, mitä se lupaa ollakin: helppo ja käyttäjänsä käteen muotoutuva alusta mille tahansa tekstiä ja valokuvia sisältävälle mobiilidokumentoinnille. Tällä tavoin on tehty – ja tehdään – kiinteistöalan raportointia aivan laidasta laitaan, työmaakäynneistä ja kosteusmittausraporteista aina tarjouksiin ja sopimuksiin asti.

Ota kuvat, kirjoita teksti, viimeistele, nauti hyvin tehdystä työstä. Niin simppeliä se on.

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt: 

Muotoutuu juuri sellaiseksi, kuin käyttäjä itse toivoo. Voit välttää kirjoittamista puheesta tekstiksi -toiminnon avulla. Voit myös luoda esitäytettyjä pohjia eri dokumentointitarpeille, jotta työskentely on tulevaisuudessa entistäkin nopeampaa.

BONUS: Lomake-editori

Vaikka kävimmekin jo läpi kiinteistöalan ammattilaisen 10 parasta raportointityökalua, on syytä nostaa esille vielä yksi ratkaisu: lomake-editori.

Nimi paljastaakin kupletin juonen: sen avulla käyttäjällä on mahdollisuus luoda itse juuri sellaisia lomakkeita, joille on juuri hänen työssään tarvetta – vaivattomasti ja näppärästi. Ammattilainen tietää aina itse parhaiten, mitä ratkaisuja hän työssään tarvitsee.

Lue aiemmasta blogitekstistämme, miten kätevästi lomake-editori toimii!

Tämän ratkaisun parhaat hyödyt: 

Vapaus luoda täysin uniikkeja lomakkeita ja käyttöliittymiä, joita ei saa mistään muualta. Työskentelyyn tulee lisää tehoa, kun harvinaisimmatkin raportit voi viimein tehdä mobiililaitteella.

Vaihda siis rispaantuneet ruutuvihkot ja betoniharkon kokoiset toimistomapit tablettiin, älypuhelimeen tai tietokoneeseen! Näillä mobiilityökaluilla työmaalla tehtävä raportointi käy käden käänteessä ja mahdollisimman minimaalisella vaivalla. Ja tarvittaessa meiltä saa kyllä aina apua!

Nämä raportointiratkaisut – ja monta monta muuta – saat käyttöösi ilmaiseksi 21 päivän ajaksi!

T. Henri Hakasalo, 040 821 4273

Soita tai nakkaa meili, niin me autamme