Ajansäästöä, oikeusturvaa, kasvua – 5 tositarinaa raportoinnin hyödyistä
”Se maksaa.”
”Nyt on hankalat ajat – onko aikaa ja varaa ottaa haltuun taas yhtä uutta järjestelmää?” ”Työtä on jo tarpeeksi ilman raportointiakin.”
Niinhän se on, että aika on rahaa ja vaiva maksaa. Mutta onko kaikki vaiva pahasta? Mitä jos vartin vaiva maksaakin itsensä takaisin vaikkapa kymmenkertaisesti? Silloinhan vartin vaiva kannattaisi nähdä.
Työmaaraportointi on monesti muutakin kuin vain urakan etenemisen tallentamista. Se voi tarkoittaa myös ajansäästöä, kohonnutta asiakastyytyväisyyttä tai turboahdettua työtehoa. Parhaimmillaan laadukkaasti dokumentoitu työnjälki voi pelastaa monta työpaikkaa tai jopa koko yritystoiminnan.
Mutta miten raportoinnin ohella saatu hyöty näkyy ammattilaisen arjessa? Seuraavat viisi tositarinaa ovat Infomaatin käyttäjiltä kuultuja kokemuksia raportoinnin yllättävistä hyödyistä.
1. Ei pelkkää raportointia – Infomaatin monipuolisuus käänsi valvojien päät
”No katsotaan nyt sitten, kerta kerrankin on kalenterissa vapaa aukko”.
Suurehkon valvontayrityksen henkilöstössä suhtauduttiin jälleen uuden ohjelmistoratkaisun esittelyyn ymmärrettävällä määrällä nihkeyttä. Kaikki ohjelmistofirmathan kehuvat itseään, vaikka valitettavan usein taru on totuutta ihmeellisempää, vai mitä?
Oliko tällä kertaa tähdet kohdallaan, perjantaisauna jo mielessä vai mikä, mutta tämän yhden esittelyn aikana skeptikoista tuntui kasvavan täysiverisiä Infomaatti-uskovaisia. Ainakin esitettyjen kysymysten ja keskustelun aikana kasvaneen innostuksen määrästä olisi voinut niin päätellä. Lopputulemana oli niin sanottu pajatson tyhjennys, eli koko Infomaatin palvelukattaus otettiin käyttöön: raportointityökalut, projektipankki ja asukasviestintä.
Hetken käytön jälkeen saimme terveisiä palautteen muodossa:
”Tuokaa enemmän ilmi Infomaatin hyviä ominaisuuksia, kun sitä käytetään kännykällä. Projektipankkia etenkin – sillä onnistuu suunnitelmien läpikäynti työmaalla kätevästi.” Kehuja tuli myös virhe- ja puutelistasta. On kuulemma todella näppärä käyttää ja jakaa edelleen kuitattavaksi urakoitsijoille.
2. Lähes 30% kasvua liikevaihtoon – 15 minuutin puhelu toi 40 000 € hyödyn
”Vaikka vakuutusyhtiöiden tilaamat työt vähenivät 20 000 eurolla, kasvatin liikevaihtoa silti 20 000 eurolla Infomaatin käyttöönottovuonna. Laskisin siten Infomaatin tuoneen minulle 40 000 euron hyödyn. Kiitoksia teille.”
Näin kuvaili muuan valvonta- ja asiantuntijatarkastuksia tekevä rakennusalan ammattilainen. Hänen yhden hengen firmallensa 40 000 € hyöty tarkoitti, että liiketoiminta kasvoi jopa kolmanneksella.
Käyttöönottokaan ei aiheuttanut ylimääräistä päänrapsuttelua, kun samainen asiantuntija sai homman juonesta kiinni jo ensimmäisen esittelypuhelun aikana. Ei siis kaivattu sen kummoisempia kokeilujaksoja tai mitään.
Liekö näin menestyksekäs käyttöönotto sitten Infomaatin omaa ansiota vai asiakkaan ammattimaisuutta, ken tietää. Ehkä vaikutus oli molempisuuntainen? Pääasia on, että lopussa kaikki voittivat.
(Lue lisää alempaa)
3. Pomoille luu kurkkuun – ”Miten sait valmiin raportin kasaan näin nopeasti?”
Uusi työpaikka, uudet kuviot, uudet järjestelmät. Muuan hydrauliikka-alan asennusyritys sai uuden ammattilaisen joukkoihinsa. Kyseinen ammattilainen oli käyttänyt Infomaattia aiemmassa työpaikassaan ja halusi jatkaa käyttöä vastakin.
Uudessa työpaikassa Infomaattiin kuitenkin suhtauduttiin suurella epäilyksellä. Ei haluttu panostaa ylimääräisen järjestelmän käyttöönottoon, kun saavutettavaa hyötyä ei tunnisteta tai voida koskettaa.
Tuumasta toimeen, ajatteli Infomaattia käyttänyt ammattilainen. Mennään työmaalle, tehdään tarvittava määrä raportointia ja lähetetään valmis tuotos suoraan kohteesta johtoportaan luettavaksi.
”Miten sait valmiin raportin kasaan näin nopeasti?”, johtoporras ihmetteli. Kiistaton hyöty tunnistettiin, sitä voitiin koskettaa. Samalla annettiin hyväksynnän sinetti käyttöönotolle. Sittemmin tämän hydrauliikka-alan asennusyrityksen lomakkeisto on uusittu Infomaatin avulla.
Erikoisalan erikoisuuksista johtuen kustomointiakin on kaivattu. Eräänä tarpeena oli muun muassa rakentaa tuntikortti, joka laskee tehdyt työtunnit yhteen ja laittaa nämä laskun liitteeksi. Vartin puhelun aikana saatiin yhdessä homma valmiiksi. Meille voi muutenkin aina soittaa, oli ilo palvella tälläkin kertaa!
4. Tappelut voi välttää todistusaineistolla – Miksi raportointi kannattaa, vaikka asiakas ei sitä vaatisikaan?
Eipä ole kerta tai kaksi, kun asbestipurkutyömailla ympäri Suomen on tapeltu tehdyn työn lopputuloksesta. Joskus virheitä tapahtuu – joko tahattomasti tai silkan huolimattomuuden seurauksena. Ja kun asiakas on tyytymätön tehdyn työn jälkeen, niin kenen pussista viulut maksetaan? Joskus syyttävä sormi osuu oikeaan, toisinaan oikeus on todellakin sokea.
Me Infomaatilla soittelemme aina säännöllisesti asiakkaillemme kysyäksemme käyttökokemuksista, palautteista ja muista terveisistä. Taannoisessa puhelussa eräs ensimmäistä vuotta Infomaattia käyttävä purkualan yrittäjä kertoi, että Infomaatin käyttöönoton jälkeen uhkaavat reklamaatiotapaukset on pystytty torppaamaan jo alkuunsa.
”Ainakin kymmenen kertaa olemme pelastuneet valokuvilla höystettyjen raporttien ansiosta. Eli ainakin kymmenkertaisesti Infomaatti on itsensä takaisin maksanut.”
Huolellinen raportointi siis selkeästi kannattaa. Onpa muuten tiedossa sellaisiakin tilanteita, joissa Infomaatilla tehtyä asuntokaupan kuntotarkastusraporttia on käytetty todisteena raastuvassa asti.
(Lue lisää alempaa)
5. Maanrakentaja yllättyi monista mahdollisuuksista
Iänikuinen mainostajain viisaus on, että tyytyväinen asiakas on parhain myyjä. Vanha viisaus piti vettä tälläkin kertaa, kun se sai alkuun vastahakoisen maanrakennusyrittäjän lopultakin vastaamaan Infomaatin tavoitteluihin. Tämän tätä nykyä tyytyväisen asiakkaan oma asiakas nimittäin aikanaan vinkkasi hänelle Infomaatista.
Vinkin myötä ehdoton ei vaihtui esittelyksi, esittely kokeilujaksoksi ja kokeilujakso lopulta käyttöönotoksi. Aiemmat huonot kokemukset vastaavista systeemeistä puolestaan vaihtuivat positiivisiin yllätyksiin. Samoin kääntyivät päälaelleen näkemykset siitä, että maanrakennusurakoinnin työn luonteen vuoksi mahdollisuudet raportoinnille olivat rajalliset.
Tänä päivänä omalta asiakkaaltaan vinkin saanut maanrakentaja muun muassa tekee Infomaatilla työmaapäiväkirjat, perehdytysasiakirjat ja suoraviivaisemmat kuvamuistiot – ja jakaa näitä myös valvojille suoraan kentältä. Raportointia tehdään siis hyvällä sykkeellä.
”On varmaan tullut jäädäkseen. Omat jätkät oppii käytön nopeasti, kun on niin kätevä.”
Myyjiä on ihan hyvä joskus vältellä, mutta omia asiakkaita kannattaa kuunnella herkällä korvalla. Se olkoon yrittäjän viisaus.
Tee laadukasta raportointia ilman ylimääräistä stressiä. Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!