Työmaan projektipankki, jolla teet myös raportit helposti
”Miksi maksaisin työmaan projektipankista, kun kaiken dokumentoinnin voi säilöä talteen Google Driveen tai Microsoft Officen pilveen?”
Tämä on loistava kysymys. Vastausta kannattaa kuitenkin pohtia työmaan arjen kautta:
Työmaan dokumentoinnin säilyttäminen Drivessä tai Officessa on kiistatta kätevää, mutta heti kun tietoja pitäisi löytää käsille tehokkaasti, voi edessä olla tuskainen urakka. Lukemattomien projektien ja niiden alla satojen dokumenttien joukosta kun pitäisi nyt äkkiä löytää se yksi tietty viime viikon kiireisenä tiistaina tehty vika- ja puutelista ja arkkitehdin kuukausia sitten laatimat pohjapiirrokset.
Kun asiaa miettii, niin huomaa, ettei näitä ohjelmia – vaikka aika käteviä monella tapaa ovatkin – ole tehty työmaan arki mielessä. Nykyään on onneksi myös muita vaihtoehtoja käteville projektipankeille – sellaisia, jotka on rakennettu rakentajien ja työmaan arjen ehdoilla.
Projektipankin ei tarvitse olla hankalakäyttöinen möhkäle
Projektipankki – sanana se saattaa muistuttaa jonkinlaista 2000-luvun alun tietotekniikkahuumassa alkunsa saanutta vaikeakäyttöistä kansiorakennelmahimmeliä. Lisäksi valtavan ohjelmistokolossin hinnoittelumalli saattaa olla projektikohtainen, joka sekin pikkuisen raavituttaa (pien)yrittäjän takaraivoa.
Nykyään nämä mielikuvat ovat onneksi lähempänä painajaista kuin todellisuutta.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Nykyaikaista työmaan projektipankkia voisi pikemminkin kuvailla sanoilla kevyt, vaivaton, näppärä ja älykäs. Tärkeintähän projektipankissa on juurikin se, että eri urakoiden tiedot ovat aina helposti löydettävissä, sinne ladattavissa ja kaikkien projektiin osallistuvien osapuolien saatavilla sinä hetkenä, kun niitä sattuu tarvitsemaan.
Mutta mistä moisen helppokäyttöisen ratkaisun voi löytää? Infomaatilla on ainakin yksi vaihtoehto siihen – Infomaatin oma dokumenttipankki, joka muuten sisältyy Infomaatti Mobiilidokumentointi -ohjelman kuukausihintaan. Projektikohtaiselta hinnoittelulta säästyville rahoille voi siis keksiä parempaa käyttöä.
Kaikessa yksinkertaisuudessaan Infomaatin dokumenttipankin käytön voi tiivistää näin:
- Valitse Projektit-kohdasta projekti, jota haluat työstää.
- Siirry Dokumenttipankki-osioon.
- Valitse visuaalisesti selkeästä kansiovalikosta kansio, jonne haluat lisätä dokumentteja tai josta haluat niitä etsiä, esimerkiksi vaikka Sähkö-kansio, jossa on kaikki sähkötyöhön liittyvät dokumentit.
- Tarkastele tai lataa kyseiseen kansioon tietoja.
Infomaatin dokumenttipankin helppokäyttöisyys perustuu siihen, että kansioiden alle luodaan välilehdet. Selkeät välilehdet luovat yhden tason – ei enempää, ei vähempää, vaan juuri tarpeeksi. Siten kaikki tieto on helposti löydettävissä ilman monipolvista kansioviidakkoa.
Esimerkiksi LVI-kansion alle voit lisätä vaikkapa rakennuksen pohjapiirustuksille oman välilehtensä sekä vesijohdoille ja viemäreille omansa. Kun työmaan dokumentit on lisätty kansioon, ne näkyvät siellä selkeänä siistinä listana.
Ai niin, kaiken lisäksi PDF- ja kuvatiedostojen selaaminen on täysin mobiilioptimoitua, jolloin jopa ”pohjakuvalakana” on näppärästi älylaitteella tarkasteltavissa työmaaoloissa.
Jaa käyttöoikeuksia kätevästi
Koska projektipankit ovat useamman toimijan kesken jaettuja työtiloja, on tietojen jakamisen helppous tärkeää. Tätä varten Infomaatin projektipankissa on käyttöoikeuksien määrittely tehty mahdollisimman helpoksi:
- Paina Hallinta-näppäintä, jolla siirryt Hallintapaneeli-näkymään
- Valitse Käyttäjät-kansio
- Paina vihreää Lisää peruskäyttäjä -painiketta
- Kirjaa henkilön nimi ja sähköpostiosoite, täppäile käyttöoikeuksien laajuus valintalaatikoihin, ja valitse vielä lopuksi, mihin projektiin kyseinen pääsy sallitaan.
- Paina vihreää Luo-näppäintä, jolloin kutsu lähtee sähköpostitse suoraan ohjelmasta.
Projektipankki, jonne voi tehdä dokumentaation myös itse
Usein työmaiden projektipankit ovat vain sähköisiä tallelokeroita urakan työvaiheiden dokumentoinnille. Mutta miksi toiminnallisuuden pitäisi loppua tähän, jos urakoitsijoilta vaaditaan jatkuvasti enemmän ja enemmän eri työvaiheiden dokumentointia?
Infomaatin ratkaisu asiaan ei ole pelkästään projektipankki. Tai oikeastaan Infomaatti ei lähtökohtaisesti olekaan projektipankki – Infomaatti on rakennusalan ammattilaisille tehty mobiilidokumentoinnin työkalu, joka kuitenkin toimii myös helppokäyttöisenä työmaan projektipankkina. Tästä miellyttävän helposta monikäytöstä voi asiakasesimerkin lukaista taannoisesta blogitekstistämme ’Saneerauskohteen raportointi, dokumentit ja asukasviestintä samoissa kansissa’.
Pelkän tiedon säilömisen sijaan voit siis laatia älypuhelimellasi itse vaikkapa vedeneristeiden tarkastuskortin tai TR-mittauksen kuvien kera suoraan Infomaatissa. Ja nämä juuri laaditut, tyylikkäät ja siistit raportit voi myös vaivatta siirtää Infomaatin projektipankkiin vaikka firmasi ulkopuolisten käyttäjien nähtäville. Jos siis niin tahdot.
Ja vaikka suosittelemmekin, että kaikki työmaan raportointi tehtäisiin Infomaatissa, emme hyljeksi muualla tai muiden ohjelmien avulla tehtyjä raportteja projektipankissamme. Voit siis ladata mitä tahansa ja missä tahansa tehtyjä tiedostomuotoja Infomaatin projektipankkiin.
Lopultahan tärkeää on vain se, että rakennusurakat sujuvat mukavasti, tehokkaasti ja ilman ylimääräistä päänvaivaa!
T. Henri Hakasalo, 040 821 4273