Historiatieto on hyödyllistä vain silloin, kun se löytyy nopeasti
Dokumentti on olemassa. Se on tallennettu jonnekin verkkolevylle, projektipankkiin tai sähköpostin liitteeksi kolme vuotta sitten. Ja silti sen etsimiseen menee tänään puoli päivää, tai se jää löytymättä ja päätös tehdään ilman sitä. Arkiston arvo ei synny siitä hetkestä, kun tieto pannaan talteen. Se mitataan siinä hetkessä, kun joku palaa sen ääreen ja tarvitsee vastauksen nyt.
Tallennetun historiatiedon hyödyn näkee vasta, kun raportit, kuvat ja dokumentit löytyvät yhdestä paikasta, esim. projektipankista silloin, kun niitä tarvitaan.
Tallentaminen ei ole sama asia kuin saatavilla pitäminen
Useimmat hankkeet eivät kärsi siitä, että tietoa säilytettäisiin liian vähän. Päinvastoin: kansioita on liikaa, versioita on liikaa, ja jokaisella osapuolella on oma logiikkansa siitä, mihin asiat kuuluvat. Ongelma syntyy, kun tieto järjestetään aina tallentajan näkökulmasta, sen hetken työnkulun, vastuujaon ja kiireen mukaan. Etsijä tulee paikalle kuukausia tai vuosia myöhemmin, eikä hänellä ole pääsyä siihen logiikkaan.
Tiedostonimi ”tarkastus_lopullinen_v3_KORJATTU.pdf” kertoo tekijälleen täsmälleen mitä se on. Seuraajalle se ei kerro mitään. Kansiopuu, joka oli selkeä projektin alussa, on hankkeen lopussa kerrostunut niin moneen kertaan, että sen alkuperäinen logiikka on hävinnyt jopa sen rakentajalta. ”Kyllä se jossain on” on yleisin lause, jonka kuulee kun vanhaa dokumenttia etsitään, ja se on samalla tunnustus siitä, että saatavuutta ei oikeasti ole.
Tarkastushetki tulee aina yllättäen
Historiatietoa ei haeta huvikseen. Sitä haetaan, kun takuuaikana ilmenee vika ja pitää selvittää, mitä tarkastuspöytäkirjaan kirjattiin luovutuksessa. Sitä haetaan, kun urakoitsijoiden välillä syntyy erimielisyys siitä, kenen vastuulle jokin työvaihe kuului, ja vastaus on jossakin kokousmuistiossa. Kun vanhaan asiaan pitää palata esimerkiksi takuun, reklamaation tai vastuunjaon takia, raportoinnin hyöty näkyy usein ajansäästönä ja oikeusturvana.
Yhteistä näille tilanteille on kaksi asiaa. Ne tulevat eteen ilman ennakkovaroitusta, ja niissä on aikapaine. Reklamaatioon vastataan nopeasti, ei silloin kun ehditään. Vastuukiistassa se osapuoli, joka pystyy esittämään dokumentin ensin, on vahvoilla. Korjaushankkeen suunnittelu ei odota, että joku selaa kolme erilaista projektipankkia läpi. Kun tieto ei löydy, päätös tehdään silti, vain heikommilla perusteilla ja suuremmalla riskillä. Tämä on löydettävyyden todellinen hinta, ja se realisoituu vasta silloin, kun arkiston rakentamisesta on kulunut vuosia.
Etsijä lähtee kohteesta, ei dokumenttityypistä
Tähän ongelmaan vastataan usein väärällä työkalulla: paremmalla haulla, tarkemmilla metatiedoilla, uudella järjestelmällä. Nämä auttavat marginaalisesti, mutta ne eivät korjaa peruskysymystä, joka on rakenteellinen. Kun joku palaa vanhan hankkeen tietoihin, hän ei tyypillisesti ajattele ”missä kaikki tarkastuspöytäkirjat ovat”. Hän ajattelee ”mitä Kohteessa X sovittiin”. Etsiminen lähtee kohteesta, ei dokumenttityypistä.
Tästä seuraa yksinkertainen periaate: pääjaon pitää olla projektikohtainen, ei tyyppikohtainen. Yksi paikka per kohde, ja sen sisällä johdonmukainen alarakenne, joka toistuu kohteesta toiseen niin että muistinvarainen navigointi mahdollistuu. Tyyppikohtainen jako, jossa kaikki sopimukset ovat yhdessä ja kaikki pöytäkirjat toisessa, näyttää siistiltä silloin kun se luodaan, koska se vastaa hallinnollista logiikkaa. Mutta se palvelee arkistoijaa, ei käyttäjää.
Olennaista on myös, että päätökset ja niiden perustelut ovat samassa paikassa kuin niihin liittyvät dokumentit. Pöytäkirja ilman kontekstia siitä, miksi siinä päädyttiin kyseiseen ratkaisuun, vastaa puolikkaaseen kysymykseen. Ja juuri se toinen puolikas on yleensä se, jota tarvitaan kun palataan asiaan vuosia myöhemmin.
Arkisto kirjoitetaan sille, joka palaa
Hankkeen aikana arkistoa rakentaa se, joka tallentaa. Hankkeen jälkeen sitä käyttää joku muu, usein kirjaimellisesti joku muu: eri henkilö, eri yritys, eri rooli. Tämä asetelma ratkaisee sen, kannattaako tallentamiseen käytetty aika. Jos arkisto on rakennettu vain tallentajalle, se on työtä. Jos se on rakennettu palaajalle, se on tulosta.
Haluatko varmistaa, että teidänkin historiatieto on helposti löydettävissä? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!