Näin kirjaat puutteen, josta urakoitsija ei joudu kysymään
Raportista on hyötyä vasta, kun lukija pystyy toimimaan sen perusteella. Valvojana kirjaat käynnilläsi virheet ja puutteet, pääurakoitsijan työnjohtaja korjauttaa ne ja rakennuttaja päättää mahdollisista lisätöistä. Kun työnjohtaja joutuu kysymään yhdestäkin kirjauksesta, hän odottaa vastaustasi, ennen kuin voi korjauttaa puutteen. Esimerkkinä on tavallinen rivi virhe- ja puutelistallasi: A 12, kylpyhuoneen läpivienti tiivistettävä.
Yhteen lisäkysymykseen kuluu helposti viikko
Kirjaus tuntuu riittävältä, kun kirjoitat sen seisoessasi kylpyhuoneessa. Pääurakoitsijan työnjohtaja löytää kylpyhuoneesta läpiviennin, jonka viemäriputki on lähellä lattiakaivoa, eikä tiedä, riittääkö tiivistysmansetin asentaminen vai vaaditko putken siirtoa. Mansetin asentaa pääurakoitsijan vedeneristäjä. Tässä kohteessa LVI-työt ovat rakennuttajan sivu-urakka, joten putken siirto kuuluu LVI-urakoitsijalle. Jos putki on asennettu suunnitelman mukaan, rakennuttaja tilaa siirron lisätyönä.
Työnjohtaja kysyy asiaa sinulta sähköpostilla. Kävit samalla käynnillä kahdessatoista kylpyhuoneessa etkä pysty arvioimaan muistinvaraisesti, kuinka lähellä kaivoa juuri tämä putki on. Katsot läpiviennin uudelleen seuraavan viikon käynnilläsi, ja siihen asti pääurakoitsija ei jatka kylpyhuoneen vedeneristystä eikä aloita laatoitusta. Rakennuttaja voi päättää mahdollisesta lisätyöstä vasta, kun olet ottanut kantaa.
Kirjaa nämä neljä tietoa jokaiselle riville
Urakoitsija voi aloittaa korjauksen heti, kun rivistä selviää, missä puute on, mitä pitää korjata, kenen urakkaan korjaus kuuluu ja mihin mennessä se on tehtävä. Kun kirjoitat tiedot aina samassa järjestyksessä, lukija oppii, mistä kohtaa riviä kukin tieto löytyy. Ryhmittele rivit lisäksi asunnoittain ja tiloittain, niin korjaaja käy saman kylpyhuoneen puutteet läpi yhdellä kertaa. Sama läpivienti kirjattuna näin:
A 12, kylpyhuone, lattiakaivon viereinen viemäriläpivienti: tiivistysmansetti puuttuu vedeneristyksen ensimmäisestä kerroksesta. Etäisyys kaivoon riittää, putkea ei siirretä. Pääurakoitsija korjaa ennen vedeneristyksen toista kerrosta.
Pelkän merkinnän ”tiivistettävä” perusteella korjaaja voi tiivistää läpiviennin saumamassalla, joka ei kuulu vedeneristysjärjestelmään. Kun rivillä lukee, että mansetti puuttuu ensimmäisestä kerroksesta, vedeneristäjä asentaa järjestelmään kuuluvan mansetin oikeassa työvaiheessa. Rakennuttajan ei myöskään tarvitse päättää siirrosta, koska kirjasit, ettei putkea siirretä. Ota riville kuva, josta putken etäisyys kaivoon näkyy, ja merkitse läpiviennin paikka pohjakuvaan, niin näet myöhemminkin, miksi siirtoa ei tarvittu. Kun tallennat toistuvat puutekuvaukset Infomaatin lausevarastoon, saat ne ehdotuksina seuraavalla kerralla, ja urakoitsijat tunnistavat saman puutteen samasta muotoilusta.
Kysymykset ja kuittaukset samalle riville
Jaat virhe- ja puutelistan urakoitsijoittain, jolloin eri urakoitsijat saavat heille kuuluvat työt. Kaikkea et pysty kirjoittamaan auki etukäteen. Jos työnjohtajalle jää kysyttävää, hän kirjoittaa kysymyksen rivin kommenttiin, ja vastaat samaan paikkaan kuvan perusteella.
Työnjohtaja päättää, kuka hänen aliurakoitsijoistaan korjaa havainnon. Korjauksen jälkeen hän kuittaa rivin korjatuksi suoraan työmaalta. Kun tarkastat korjauksen, hyväksyt rivin tai hylkäät sen, jos työ ei riitä.
Lisäkysymysten määrä on selkeyden mittari
Laske kuukausittain, montako kysymystä urakoitsijat ovat kirjoittaneet listojesi kommentteihin, ja katso, mistä puutteista he kysyvät toistuvasti. Muotoile ne kirjaukset uudelleen niin, että vastaat kysymykseen jo rivillä, ja tallenna uusi versio lausevarastoon. Epäselvästä kirjauksesta yksi urakoitsija kysyy, mutta toinen voi myös arvata, joten kun selkeytät kirjauksesi, hylkäät tarkastuksissa harvemmin väärin tehtyjä korjauksia. Vastaanottotarkastukseen jää lisäksi vähemmän avoimia rivejä, ja pääurakoitsija pystyy pitämään luovutuksen aikataulun.
Näytämme mielellämme, miten jaat virhe- ja puutelistan urakoitsijoittain ja vastaanotat kuittaukset suoraan työmaalta.
Haluatko kirjata puutteet selkeämmin ja vähentää urakoitsijoiden lisäkysymyksiä? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!