Raportti valmiiksi jo kohteessa: näin ajansäästö syntyy käytännössä
Työmaakäynti on ohi. Tilat on kierretty, havainnot tehty, kuvat puhelimessa ja muistiinpanot jossakin. Itse raportti odottaa silti vielä tekijäänsä, ja se tehdään illalla, seuraavana aamuna tai viikon päästä. Tässä välissä syntyy työvaihe, jota harvoin lasketaan osaksi raportointia, mutta joka vie siitä leijonanosan ajasta. Sama ajatus näkyy myös raportoinnin ajansäästöä käsittelevässä asiakastarinablogissamme.
Jälkikirjaaminen on raportointia kalliimpi vaihe kuin itse raportointi
Perinteisessä mallissa kohdekäynti ja raportointi ovat erillisiä työvaiheita. Tämä kuulostaa loogiselta jaolta, kunnes katsoo mitä jälkimmäisessä vaiheessa oikeasti tapahtuu. Tekijän pitää palauttaa mieleen, missä kuva otettiin, mikä havainto liittyi mihinkin tilaan ja mitä kohteessa lyhyesti kirjattu merkintä tarkoitti. Jokainen näistä on pieni rekonstruktiotyö, ja niitä on yhden työmaakäynnin jälkeen kymmeniä.
Kun käyntejä kertyy päivän aikana useita, kuormitus moninkertaistuu. Sama merkintä, joka oli kohteessa täysin selvä, vaatii toimistolla ympärilleen kontekstia. Sijainnit, puutteet, tehdyt toimenpiteet ja korjattavat kohdat pitää järjestää siihen muotoon, jossa muu projekti niitä lukee. Yksittäisestä raportista tämä jälkityö voi viedä saman verran aikaa kuin itse kohteessa olo. Toistuvassa työssä, jossa työmaapäiväkirjat, valvontapöytäkirjat, tarkastusraportit ja puutelistat seuraavat toisiaan viikoittain, kalenterista lähtee yllättävän suuri osuus juuri tähän kokoamiseen. Rakennusalalla työtä tehdään muuttuvissa olosuhteissa ja useiden toimijoiden kesken, mikä tekee rakennustyömaan tiedonkulusta ja dokumentoinnista erityisen tärkeää.
Kun kuva, kommentti ja sijainti syntyvät yhdellä kirjauksella
Muutos tapahtuu siinä hetkessä, kun tekijä avaa raporttipohjan jo kohteessa eikä vasta toimistolla. Infomaatin käyttövalmiit lomakepohjat auttavat tekemään raportista valmiin rakenteen jo ennen kuin ensimmäinen havainto kirjataan. Havainto kirjataan suoraan oikealle riville, kuva otetaan saman näkymän kautta ja liittyy automaattisesti siihen havaintoon, johon se kuuluu.
Kohteessa tehtävää raportointia voi nopeuttaa myös vinkeillä nopeampaan kohderaportointiin. Sijainti, kommentti ja liite kulkevat samassa kirjauksessa eteenpäin. Mitään ei tarvitse myöhemmin yhdistää, koska mikään ei ole erillään.
Tämä on se tekninen ero, joka muuttaa työnkulun. Raportti ei ole enää erillinen tuotos, joka rakennetaan kerätystä aineistosta. Se on aineisto, joka syntyy valmiina muotona. Kun käynti on ohi, valmis dokumentti on jo oikean projektin alla ja jaettavissa eteenpäin. Tekijälle tämä tarkoittaa, että työpäivän loppuun ei jää raportointivelkaa odottamaan.
Muu projekti saa tiedon päiviä aiemmin
Raporttia ei tehdä tekijälle, vaan tilaajalle, työnjohdolle, valvojalle tai urakoitsijalle, joka tekee sen perusteella seuraavan päätöksen. Tästä syystä raportin valmistumisnopeus ei ole pelkkä tekijän aikataulukysymys, vaan vaikuttaa siihen, milloin koko ketju pääsee eteenpäin. Päivän viiveellä jaettu raportti tarkoittaa, että korjaava työ alkaa päivän myöhässä. Viikon viiveellä jaettu raportti tarkoittaa, että saman asian äärellä käydään useampi täydentävä viestiketju ennen kuin kaikilla on sama tilannekuva.
Kun raportti on valmis ennen kuin tekijä poistuu kohteesta, tämä viive katoaa kokonaan. Päätöksenteon perusta on käytettävissä saman päivän aikana, ei seuraavalla viikolla. Sama logiikka pätee dokumentin myöhempään käyttöön: kun raportti tallentuu suoraan projektin alle valmiissa muodossa, sitä ei tarvitse myöhemmin etsiä viestiketjuista tai laitteen muistista. Aineisto on siellä, missä sitä haetaan.
Raportointi ei ole töiden jälkeen, vaan osa niitä
Raportoinnin paikka työpäivässä on perinteisesti ollut työn perässä. Se on tehtävä, joka odottaa kun varsinainen työ on tehty, ja siihen palataan kun muut asiat ovat kunnossa. Tämä asetelma on tehnyt raportoinnista jälkityötä, joka kasaantuu, venyy ja heikentää sekä työpäivän hallintaa että itse tiedon tuoreutta.
Kohteessa tehtävä raportointi muuttaa tämän paikan. Dokumentointi siirtyy työn perästä työn sisään, eikä se ole enää tehtävä jonka jälkeen voi siirtyä seuraavaan vaan osa sitä mitä kohteessa tehdään. Tämä on yksinkertainen muutos, mutta sen seuraukset eivät ole pieniä: tekijän työpäivä päättyy kun työ päättyy, tieto liikkuu silloin kun se on tuoreinta, eikä projektissa kierrä kahta versiota todellisuudesta – sitä mikä on tehty ja sitä mikä on dokumentoitu.
Joudutko sinäkin pyörittelemään raportteja vielä päivän päätteeksi toimistolla? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!