Viisi vinkkiä nopeampaan kohderaportointiin
Tekstiä ja kuvia, sitä on kohderaportointi. Eri muodoissa, eri mittaisina kokonaisuuksina, eri yksityiskohdilla ja määritteillä. Mutta aina on tekstiä ja kuvaa. Kuulostaa kovin yksinkertaiselta, mutta kuka tahansa raportointia työssään tekevä ammattilainen tietää, ettei se aina tarkoita helppoutta.
Rakennusurakoista, tarkastuksista ja huoltotoimista kaivataan päivä päivältä kattavammin dokumentointia – olipa kyseessä muoto- ja sisältövaatimuksiltaan tarkka asuntokaupan kuntotarkastus tai sitten suoraviivaisempi valvontamuistio.
Jälkimmäiset kuuluvat siihen joukkoon, jossa nopeat huomiot ja selventävät kuvat kuvateksteineen ajavat asiansa. Tällaisia tarpeita varten on olemassa Vapaa muistio – simppeli dokumenttipohja, joka kattaa noin 30 % kaikista työmaiden raportointitarpeista. Kuvaa ja tekstiä, mutta oikeasti helpolla tavalla.
Vähennä naputtelua, tehosta työaikaa
Katselmukset, mittauspöytäkirjat, valvontamuistiot, kiinteistökierrokset, puhdistusraportit, takuutarkastukset. Vapaalla muistiolla on käyttötarkoituksia melkein yhtä monta kuin tekijöitäkin. Ja eipä se ole suuri ihme, kun kyseessä on vapaamuotoinen kasaus teksti- ja kuvahuomioita, jotka yhdessä sulautuvat selkeäksi raportiksi.
Infomaatilla kirjaat huomiot, nappaat kuvat ja lähetät valmiin PDF-raportin asiakkaalle suoraan kentältä, omalla älylaitteella – simppeliä ja tehokasta, kuten kuuluukin. Mutta vielä on mahdollisuus entistäkin nopeampaan työskentelyyn. Nimittäin seuraavilla kikoilla dokumentoinnin tehokkuus nousee jälleen uudelle tasolle:
1. Puhu, älä kirjoita
Hyödynnä laitteesi sanelutoimintoa, niin säästät työaikaa – ja sormia – entisestään. Sanele huomiosi, ja ne ilmestyvät raportille tekstinä melkein kuin itsestään.
2. Anna tekoälyn oikolukea
Puheessa ja kirjoituksessa on tyylieroja, ja tämän myötä joitain erikoisuuksia saattaa myös puhuttuun tekstiin joskus livahtaa. Mutta eipä hätää, sillä Infomaatin tekoäly pystyy tyylittelemään puheesta selkeää ja ymmärrettävää tekstisisältöä. Runebergin runoilusta tulee Lönnrotin lyriikkaa. Parilla painalluksella.
3. Tee kuvamerkinnät kätevästi
Muokkaa kuvia, korosta huomioitavia yksityiskohtia. Piirrä kuvien päälle helposti nuolia, ympyröitä tai muita korosteita nostamaan esille oleellisia kohtia. Voit myös merkata kuvanottopaikan helposti rakennuksen pohjakuvaan tai kartalle. Kattavampaa raportointia, tyytyväisempi asiakas.
4. Kasaa yhteenveto automaattisesti
Kun olet kasannut mielestäsi tarpeeksi tekstiä ja kuvia ja raportti on sisällöltään valmis, voit lopuksi klikkailla kaikesta sisällöstä AI-yhteenvedon. Tekoäly kasaa puolestasi kaikesta raportille kootusta tekstistä koherentin koosteen.
5. Kopioi valmis raporttipohja edelliseltä keikalta
Kopioi aiemmin tehdystä vapaasta muistiosta pohja uudelle keikalle tai luo vapaalla muistiolla etukäteen mallipohja, jota voit hyödyntää jatkossakin uuden tarkastuskierroksen pohjana.
Työmaaraportoinnista ei kai vielä järjestetä nopeuskilpailuja. Mutta jos järjestettäisiin, niin kenties näillä vinkeillä lähtökohdat menestykselle olisivat aika hyvät.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Vapaa muistio ja lähes 200 muuta raporttipohjaa KIRA-alan ja teollisuuden ammattilaisille
”Mutta enkö voisi käyttää raportointiin Wordia, se on ilmainen ja ajaa saman asian?”
Viisas pääsee vähemmällä ja vanhassa vara parempi, kuuluvat vanhat viisaudet. Molemmissa on perää, mutta vain ensimmäinen näistä kahdesta pätee työmaaraportoinnissa.
Infomaatin kanssa voi nimittäin lompsia paikalle, napsia kuvat, sanella huomiot, oikolukea sisällöt parilla klikkauksella ja lopuksi napauttaa selkeän tekoäly-yhteenvedon koko raportista. Vapaan muistion ohella Infomaatissa on myös noin 200 muutakin valmista raporttipohjaa. Ja toki mahdollisuus luoda myös omia raporttipohjia järjestelmän lomake-editorilla.
Mutkatonta, vaivatonta, palvelualtista. Ainakin näin käyttäjät ovat kuvailleet Infomaatin toimintaa – niin ihmisistä kuin käytöstäkin.
Vähemmällä siis pääsee, kun luottaa tämän päivän työvälineisiin. Vaikka Word onkin paikkansa ohjelmistolegendojen joukossa ansainnut, niin nykyajan ammattilaisen voi olla parempi antaa 1980-luvun kultautua rauhassa.
Vapauta työaikaa, valitse Vapaa muistio (ja noin 200 muutakin helppokäyttöistä raporttipohjaa) Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!