Raportointityökalun käyttöönotto teknisessä isännöinnissä
Teknisenä isännöitsijänä teet kiinteistökierroksia, huoneistotarkastuksia ja vesivahinkokäyntejä useassa taloyhtiössä, ja kerran vuodessa päivität niiden pitkän tähtäimen suunnitelmat (PTS). Jos otat uuden raportointityökalun käyttöön yhteen raporttiin ja lopetat siihen, muut raportit jäävät Wordiin ja Exceliin. Silloin taloyhtiön tiedot hajaantuvat kahteen paikkaan.
Selkeä käyttöönotto etenee järjestyksessä: ensin viikoittaiset raportit, sitten yhteiset pohjat koko yritykselle ja lopuksi harvoin tehtävät raportit, kuten PTS. Tällä järjestyksellä teet viimeistään seuraavalla PTS-kierroksella kaikki raporttisi samalla työkalulla, ja hallitukset saavat samannäköiset raportit tekijästä riippumatta.
Aloita raporteista, joita teet joka viikko
Infomaatin lomakekirjastossa on lähes 200 valmista pohjaa, mutta kaikkia niitä ei tarvitse arjessa. Katso edellisen kuukauden raporteista, mitä raportteja teit useimmin, ja valitse käyttöönotossa ensin niiden pohjat, esimerkiksi kiinteistökierros ja huoneistojen tarkastus. Viikoittain toistuvassa raportissa opit käyttölogiikan nopeasti, ja sama logiikka toimii myöhemmin harvemmin tehtävissä raporteissa. Ensimmäisen vuoden ajan Infomaatin asiakasvastaava on yhteydessä myös oma-aloitteisesti ja kertoo käyttövinkkejä.
Kiinteistökierroksen pohjassa tarkastusosiot ovat omissa täyttönäkymissään, ja kierros etenee osio kerrallaan. Huoneistojen tarkastuksessa kirjaat useat huoneistot samaan raporttiin ja tulostat osakkaalle vain hänen huoneistonsa PDF:n. Hallitus saa samasta raportista koko talon tilanteen.
Vesivahinkokäynti alkaa usein puhelulla, ja vartin päästä seisot kellarin teknisessä tilassa, jossa verkko ei kuulu. Kuvat otat pikakuvauksella suoraan taloyhtiön projektiin, vaikka et ole vielä päättänyt, mihin raporttiin ne kuuluvat. Raporttia voi täyttää ja kuvia lisätä katkon aikanakin, ja kuvat siirtyvät palvelimelle, kun yhteys palaa. Pitkällä kiinteistökierroksella kannattaa käydä yhteyden piirissä noin 15 tai 20 kuvan välein, jotta kuvat eivät jää pelkästään puhelimen varaan.
Yhteisillä pohjilla raportit pysyvät samannäköisinä
Pääkäyttäjä voi muokata valmiita pohjia yrityksen työtapojen mukaisiksi. Huoneistojen tarkastukseen hän määrittää etukäteen esimerkiksi kuntoluokat ja tarkastettavat kohteet. Ennen muokkausta kannattaa sopia, mitä kukin kuntoluokka tarkoittaa, sillä muuten kaksi tarkastajaa antaa samalle kylpyhuoneelle eri luokan. Usein toistuvat lauseet tallennat lausevarastoon, ja seuraavalla kerralla saat ne ehdotuksina, kun alat kirjoittaa samansuuntaista tekstiä. Jos valmista pohjaa ei löydy, oman pohjan voi rakentaa lomake-editorilla.
Peruskäyttäjät täyttävät raportteja, mutta lomakepohjia he eivät pääse muokkaamaan, joten pohjat pysyvät samoina koko yrityksessä. Uudelle käyttäjälle voi rajata näkyviin vain hänen tarvitsemansa lomakkeet. Raporttien yläreunaan tulee vakiona yrityksen logo ja alareunaan yrityksen tiedot. Uuteen taloyhtiöprojektiin syntyy oletuskansiorakenne, joten kun kollega tuuraa sinua, hän löytää aiemmat raportit ja asiakirjat samoista paikoista kuin omista kohteistaan.
Vuosittainen PTS onnistuu tarkistuslistalla ja viime vuoden raportilla
Kun aloitat PTS-kierroksen ennen kevään yhtiökokouksia, edellisestä kierroksesta on kulunut vuosi, ja siinä ajassa ehdit unohtaa työn järjestyksen. PTS-pohja on tarkistuslista, jonka kohdat käyt läpi järjestyksessä. Hallitus antaa varsinaiselle yhtiökokoukselle vuosittain selvityksen kunnossapitotarpeesta seuraavan viiden vuoden ajalta, ja ajantasainen PTS on sille hyvä perusta.
Ensimmäisellä kierroksella teet jokaisen taloyhtiön PTS:n uutena raporttina sen omaan projektiin. Seuraavana vuonna avaat viime vuoden raportin, teet siitä kopion ja kirjaat kohteessa vain muutokset. Kopioi raportti ilman kuvia, kun kuvaat kohteen uudelleen, ettei viime vuoden kuva päädy uuteen raporttiin nykytilan kuvana. Poista samalla uudesta raportista korjaukset, jotka taloyhtiö on jo toteuttanut, ja merkitse lykätyt korjaukset oikealle vuodelle.
Taloyhtiön isännöitsijälle ja hallituksen puheenjohtajalle voi antaa lukuoikeuden projektiin, jolloin he löytävät PTS:n, kun he sitä tarvitsevat.
Onnistuneen käyttöönoton huomaa tavallisena päivänä
Kun käyttöönotto on edennyt PTS:ään asti, kiinteistökierrokset, vahinkokäynnit ja suunnitelmat ovat taloyhtiön projektissa samassa paikassa, etkä avaa enää vanhoja Word-pohjia. Hallituksen puheenjohtaja kysyy viime syksyn kierroksen havainnoista, ja avaat raportin puhelimesta kesken toisen kohdekäynnin.
Kolmen viikon veloituksettomassa kokeilussa ehdit ottaa viikoittaiset raporttisi käyttöön ja tehdä yhden PTS:n, joten näet ennen päätöstä, sujuuko myös harvoin tehtävä raportti. Kontu Tekniikka käyttää Infomaattia joka päivä ja kuvaa sitä näin: ”Se on niin helppokäyttöinen ja nopea työkalu oikeastaan kaikkea raportointia varten, mitä teknisen isännöinnin työssä tulee vastaan.”
Kerromme mielellämme, mitkä pohjat sopivat tekniseen isännöintiin ja miten kokeilujakso etenee.