Valvontapöytäkirja valmiiksi jo työmaalla – Infomaatti sujuvoitti Insinööritoimisto Kompassin raportointia
Korjausrakentamista, uudisrakentamista, suunnittelua, valvontaa ja rakennuttamista. Kun työpöydällä on monta erilaista rakennushanketta, syntyy siinä sivussa väkisinkin myös melkoinen määrä dokumentoitavaa.
Insinööritoimisto Kompassilla työtä tehdään monipuolisesti rakennusalan eri tehtävissä aina arkkitehtisuunnittelusta rakennesuunnitteluun ja työmaavalvontaan saakka.
Ja kun valvontakäynniltä saattaa tarttua mukaan yhden muistilapun sijaan vaikkapa parisataa valokuvaa, ei ole aivan yhdentekevää, millä tavalla niistä rakennetaan valmis raportti.
Tähän hommaan Kompassilla valjastettiin Infomaatti.
”Vertailimme hankintavaiheessa muutamia vaihtoehtoja. Infomaatti vaikutti siinä vaiheessa lupaavalta ja yhteistyö sujuvalta, joten päädyimme siihen.”
– Aleksi Valkeamäki, Insinööritoimisto Kompassi Oy –
Voit halutessasi katsoa asiakastarinan myös videona alta.
Uusi työkalu solahti osaksi työpäivää
Uuden järjestelmän hankkiminen on vasta ensimmäinen askel. Jos kukaan ei käytä sitä, niin eipä siitä paljon iloa ole.
Kompassilla käyttöönotossa ei kuitenkaan tarvittu kovin kummoisia poppakonsteja. Pienen alkukoulutuksen jälkeen järjestelmä pääsi nopeasti oikeisiin töihin.
”Infomaatti otettiin meillä vastaan hyvin. Suurin osa porukasta rupesi käyttämään sitä saman tien. Alkuun pidettiin pieni koulutus, ja käyttö on sujunut kyllä kaikilta.”
Käyttömäärät riippuvat luonnollisesti työnkuvasta. Jollekin Infomaatti voi tulla vastaan vain silloin tällöin, kun taas valvontaa tekeville se kulkee mukana käytännössä läpi työpäivän.
”Monella työntekijällä Infomaatti on päivittäisessä käytössä aamusta iltapäivään. Esimerkiksi valvontakäynnillä raporttia tehdään suoraan Infomaattiin.”
Siinäpä ehkä yksi mobiiliraportoinnin olennaisimmista ajatuksista: dokumentointi ei ala illalla toimiston työpöydän ääressä, jos suuri osa siitä voidaan tehdä jo siellä, missä itse työkin tapahtuu. Sama ajatus näkyy laajemmin siinä, miten raportti voidaan tehdä valmiiksi jo kohteessa.
Valvontapöytäkirja valmiiksi jo kohteessa
Rakennustyömaan valvontakierroksella havainnot pitäisi saada talteen silloin, kun ne ovat nenän edessä. Juuri siksi valvontapöytäkirja kannattaa tehdä digitaalisesti jo kohteessa.
Perinteisemmällä mallilla tämän jälkeen saattaa alkaa työn toinen näytös: kuvat puhelimesta tai kamerasta koneelle, oikeat kuvat oikeisiin kohtiin, tekstit perään ja lopuksi vielä asettelut ojennukseen.
Kompassilla yksi Infomaatin konkreettisimmista hyödyistä näkyy juuri tässä työvaiheessa.
”Valvontapöytäkirjat saa tehtyä saman tien kohteella. Kuvat ja maininnat saa mukaan siellä, ja käytännössä valvontapöytäkirja on heti valmis toimitettavaksi.”
Ei siis ensin työmaakierrosta ja sen jälkeen uutta raportointikierrosta toimistolla. Kun havainnot dokumentoidaan jo kohteessa, valmis pöytäkirja syntyy muun työn mukana.
100–200 kuvaa raportilla – siinä alkaa automaatiosta olla iloa
Muutaman valokuvan siirtäminen raportille ei vielä kummoista urheilusuoritusta vaadi.
Mutta entäpä sata kuvaa?
Tai kaksisataa?
Kompassilla tällaiset kuvamäärät eivät ole raportoinnissa mitenkään ennenkuulumattomia. Juuri silloin pieneltäkin kuulostava manuaalinen työ alkaa kertautua melkoiseksi naputteluksi.
”Meidän omiin dokumenttipohjiin suurten kuvamäärien lisääminen ei onnistunut yhtä joustavasti. Kun käsitellään 100–200 valokuvaa per raportti, niiden saaminen oikeille paikoilleen vaati välillä oman järjestelynsä.”
Infomaatissa kuvat kulkevat osaksi raporttia jo dokumentoinnin yhteydessä. Käyttäjän ei tarvitse rakentaa valmista lopputulosta jälkikäteen kuva kuvalta. Kun kuvat, havainnot ja raportit tallentuvat oikein, työmaan dokumentointi tukee myös oikeusturvaa.
”Kun Infomaatti tekee sen automaattisesti, se on ollut suuri apu.”
Sadan kuvan kohdalla muutama säästetty klikkaus ei muuten enää tarkoita muutamaa säästettyä klikkausta. Silloin niitä alkaa olla jo muutama sata.
Kehitystoive ei jää pelkäksi toiveeksi
Ohjelmiston ominaisuudet ratkaisevat paljon, mutta käytön aikana tulee väistämättä vastaan myös uusia tarpeita.
Kompassilla yksi positiivisimmista yllätyksistä ei olekaan ollut yksittäinen raportointitoiminto, vaan tapa, jolla käyttäjiltä tulevaan palautteeseen on tartuttu.
”Eniten positiivisesti on ehkä yllättänyt asiakaspalautteisiin reagoiminen. Jos on ollut jotain kehitettävää, siihen on reagoitu asianmukaisesti ja olemme saaneet päivityksiä.”
Työmailla tarpeet muuttuvat, yritysten toimintatavat eroavat toisistaan ja hyväksi havaittua prosessia halutaan yleensä vielä hioa paremmaksi. Siksi raportointijärjestelmänkin lienee parempi elää käyttäjiensä mukana kuin jämähtää lähtöruutuun.
Entä jos Infomaatti otettaisiin huomenna pois?
Joskus työkalun merkityksen huomaa parhaiten miettimällä, mitä tapahtuisi ilman sitä.
Kompassilla vastaus löytyy nopeasti valvontaraportoinnista.
”Jos Infomaatti otettaisiin huomenna pois, valvontapöytäkirjojen tekeminen hankaloituisi varmasti. Tulisi ylimääräisiä työvaiheita, kun kuvia pitäisi siirrellä koneelle ja tehdä muuta vastaavaa.”
Siinä oikeastaan koko homman ydin.
Dokumentointi itsessään ei katoa mihinkään. Kuvat pitää ottaa, havainnot kirjata ja valvontapöytäkirjat toimittaa jatkossakin. Kyse on siitä, kuinka monta ylimääräistä työvaihetta niiden väliin halutaan mahduttaa.
Kompassin kokemusten perusteella mahdollisimman vähän.
”Suosittelisin Infomaattia varmasti samanlaisille yrityksille kuin me olemme. Jos tehdään monipuolisesti rakentamisen parissa töitä, niin siitä varmasti löytyy hyötyä.”
Ja jos Infomaatti pitäisi tiivistää yhteen lauseeseen?
”Sujuvaa raportointia.”
Eipä sitä kai tarvitse sen monimutkaisemmin sanoa.
Valvontapöytäkirjat, tarkastukset, kuvalliset raportit ja muut rakennusalan dokumentit ilman ylimääräistä kuvien siirtelyä ja raporttipohjien pyörittelyä. Kokeile Infomaattia veloituksetta 21 päivän ajan tai pyydä esittely.