Työmaapäiväkirja mobiilissa: mitä hyötyä siitä on verrattuna toimistolla tehtyyn kirjaamiseen
Työmaapäivä tuottaa kirjattavaa tasaiseen tahtiin. Aliurakoitsija aloittaa uuden työvaiheen, valu etenee suunnitellusti, sää muuttuu iltapäivällä ja valvoja tekee huomautuksen holvin raudoituksesta. Kaikki nämä päätyvät työmaapäiväkirjaan joko silloin kun ne tapahtuvat tai vasta illalla toimistolla. Mobiilikäytön ja toimistokirjaamisen ero näkyy siinä, kuinka tarkka päiväkirjastasi tulee ja kuinka paljon aikaa sen ylläpitoon kuluu.
Kirjaus valmistuu työvaiheiden välissä
Puhelin kulkee työmaalla mukana muutenkin, joten kirjaaminen ei vaadi erillistä hetkeä eikä paluuta työmaakoppiin. Merkitset työvaiheen valmiiksi silloin, kun seisot sen vieressä ja näet lopputuloksen omin silmin. Odotusaika seuraavaan betoniautoon riittää aamun havaintojen kirjaamiseen, ja kahvitauolla ehdit liittää mukaan kuvat. Työpäivän päättyessä työmaapäiväkirja on valmis siihen asti, mihin päivä eteni, eikä illalle jää työtä.
Toimistolla tehty kirjaaminen siirtää saman työn iltaan ja tekee siitä oman erillisen työvaiheensa. Käyt läpi muistiinpanot, järjestät kuvat oikeaan järjestykseen ja yhdistät ne niihin tapahtumiin, joihin ne kuuluvat. Tunti kuluu asioihin, jotka olivat päivällä valmiina edessäsi ja vaativat vain kirjaamisen. Illalla puhelimessa on kuusikymmentä kuvaa, joista puolet on samasta seinästä.
Kirjaat useammin, kun merkinnän tekemiseen menee minuutti. Sanelet havainnon puhelimeen hanskat kädessä, ja lomakepohja pyytää samat tiedot jokaisella kerralla. Päiväkirjaan päätyvät silloin myös pienet asiat, kuten sadekuuro, joka siirsi asfaltoinnin, tai vajaana tullut tavarantoimitus. Juuri näitä merkintöjä tarvitset myöhemmin, kun selvität aikataulun venymistä tai perustelet lisälaskua.
Kellarikerroksessa ja vesikatolla verkko pätkii, ja monessa järjestelmässä kirjaus katkeaa siihen paikkaan. Lomakkeen täyttö jatkuu myös yhteyden katketessa, ja tiedot siirtyvät talteen yhteyden palatessa. Selainpohjainen järjestelmä avautuu ilman asennusta, joten puhelin riittää kentällä ja saman kirjauksen viimeistelet myöhemmin tietokoneella.
Kohteessa kirjattu havainto säilyttää yksityiskohdat
Havainto sisältää aina enemmän kuin lopputuloksensa. Aliurakoitsija kertoo työmaalla, miksi asennus jäi kesken, ja mainitsee samalla toimituksen viivästyneen kahdella päivällä. Kirjaat tämän silloin kun kuulet sen, jolloin perustelu tallentuu havainnon viereen samaan merkintään. Kolmen päivän kuluttua muistat lopputuloksen, ja viivästyksen syy on jo unohtunut.
Toimistolla kirjoittaessasi kokoat päivän tapahtumat muistin varassa ja täydennät aukot omalla päättelylläsi. Merkintä syntyy, kun tapahtumasta on kulunut kuusi tuntia ja väliin on mahtunut liuta muita asioita. Kellonajat pyöristyvät, nimet vaihtuvat titteleiksi ja tarkka sijainti korvautuu kerrosnumerolla. Merkintä pitää edelleen paikkansa, mutta se on epätarkka juuri niissä kohdissa, jotka ratkaisevat myöhemmin.
Ero näkyy selvimmin puoli vuotta myöhemmin. Tilaaja kysyy, milloin toisen kerroksen tasoitetyö tehtiin ja kuka sen tarkasti. Kohteessa tehty kirjaus vastaa kysymykseen itsestään, koska kirjasit päivämäärän, tekijän ja kuvan samalla kertaa. Illalla kirjatun merkinnän kohdalla joudut etsimään vastauksen kalenterista ja vanhoista kuvista.
Muutostöiden ja poikkeamien kohdalla tarkkuudella on eniten merkitystä. Kun kirjaat muutoksen kohteessa, merkintään tulee mukaan päivämäärä ja tilaajan edustajan nimi. Mukana on myös kuva siitä, miltä kohta näytti ennen työn aloitusta. Illalla kirjattuna merkintään jää päivämäärä ja lyhyt kuvaus siitä, mitä osapuolet sopivat.
Kuva ja kommentti saavat kontekstin
Työmaapäiväkirjan kuvat kertovat usein enemmän kuin niiden vieressä oleva teksti. Otat kuvan puhelimella suoraan siihen kohtaan päiväkirjaa, jota se koskee, joten yhteys on valmis heti. Piirrät kuvaan merkinnän siitä kohdasta, josta puhut, ja liität ottopaikan pohjakuvaan. Lukija löytää merkinnän, kuvan ja sijainnin samasta kohdasta ilman erillistä selittelyä.
Puhelimen kuvakansio ei tee tätä työtä puolestasi, vaikka ne siellä säilyvätkin. Illalla kuvat ovat aikajärjestyksessä, ne pitää nimetä, järjestää ja liittää oikeisiin merkintöihin, ja jokainen vaihe on uusi tilaisuus erehtyä. Virheen huomaa yleensä vasta silloin, kun raportti on jo lähtenyt eteenpäin.
Kommentointi toimii saman periaatteen mukaan. Valvoja kommentoi päiväkirjaa suoraan järjestelmässä, ja seuraajaksi merkityt työnjohtajat saavat siitä ilmoituksen. Huomautus säilyy projektin alla ja löytyy vuoden kuluttua samasta paikasta kuin sen päivän kirjaukset. Erillisessä viestiketjussa sama huomautus jää ilman asiayhteyttä jo viikon kuluessa.
Hyöty näkyy heti, kun joku muu tarvitsee tiedon ja sinä olet toisella työmaalla. Valvoja kysyy, mistä kohtaa holvia halkeama on kuvattu, ja pohjakuvan merkintä vastaa tähän puolestasi. Aliurakoitsija näkee samasta kuvasta, mihin asti hänen edellinen työvaiheensa eteni ennen keskeytystä.
Sijainen saa tilannekuvan päiväkirjasta
Työmaapäiväkirjan lukija on usein joku muu kuin sen kirjoittaja. Lomaviikko, sairauspoissaolo tai työmaan vaihto siirtää kohteen toiselle työnjohtajalle, joka aloittaa lukemalla mitä on tehty. Kohteessa kirjatut merkinnät kertovat hänelle tapahtumien järjestyksen ja sen, missä kohtaa työmaata kukin havainto on tehty. Valokuvat näyttävät hänelle, missä kunnossa työ oli edellisenä perjantaina.
Toimistolla koottu päiväkirja tiivistää päivän siihen, minkä kirjoittaja piti muistamisen arvoisena. Tuuraajalle tärkeät yksityiskohdat ovat juuri niitä, jotka jäävät tiivistyksestä pois. Hän soittaa sinulle lomalle ja kysyy, mitä toisen kerroksen väliseinien kanssa sovittiin viime viikolla. Puhelu kestää viisi minuuttia, ja sama toistuu seuraavana päivänä.
Kirjaushetki ratkaisee, kenelle päiväkirja kelpaa. Illalla koottu versio riittää sinulle itsellesi, koska muistat vielä sen, mitä siitä jäi puuttumaan. Mobiilisti kohteessa kirjattu versio kelpaa myös sijaiselle, valvojalle ja tilaajalle ilman lisäselvityksiä. Aloita yhdestä kohteesta ja laske viikon kuluttua, montako kirjausta jäi illalle tehtäväksi.
Vieläkö teette työmaapäiväkirjat paperille tai wordiin toimistolla? Infomaatti voisi tehostaa prosessia. Kokeile ilmaiseksi 21 päivän ajan!